Les créations de fiches se font à l'accueil de la mairie, généralement lors des demandes de renouvellement de carte d'identité.
Les autres services peuvent consulter les fiches et les modifier mais ne peuvent pas en créer.
Chaque habitant a sa propre fiche qui regroupe des informations le concernant.
La liste suivante n'est pas exhaustive puisque le logiciel évolue régulièrement en fonction des demandes des utilisateurs :
- Identité
- Adresse
- Parents
- Situation familiale
- Composition de la famille
- CCAS (prestations versées, carte d'invalidité, numéro de dossier CAF, mise sous tutelle etc)
- Différents dossiers (commission insalubrité, logement, MDPH, APA etc)
- Suivi : cet onglet permet de transmettre plus facilement les informations d'un service à l'autre, en notant par exemple que Mr X est venu tel jour voir l'assistante sociale, mais qu'il manquait tel document à son dossier. Même si Mr X est reçu plus tard par une personne différente, l'information sera disponible.
L'application permet des recherches sélectives :
- Noces d'or : tous les couples mariés depuis 50 ans
- Urgence Canicule : liste des personnes fragiles
- Envoi des informations concernant le centre de loisir : la date de naissance des enfants permet de sélectionner les familles concernées et d'imprimer des étiquettes avec leur adresse pour leur envoyer une plaquette.
- Cadeau de fête des mères : liste des habitantes de la commune qui ont au moins un enfant
- Carte de bienvenue : liste des personnes arrivées dans l'année pour leur envoyer une carte
- Colis de Noel : en fonction de la tranche d'âge L'application est mis à jour au moment de la remise des colis de Noel, en demandant une pièce d'identité aux personnes qui viennent les retirer.