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Synthèse
Depuis plusieurs années, les agents municipaux de la Ville d'Oullins bénéficient d'un Intranet collaboratif disposant de plusieurs outils permettant le travail en réseau et la dématérialisation.
Actions
Plusieurs outils collaboratifs sont en usage au sein des services municipaux d'Oullins :
- pour la gestion/validation des congés et absences,
- pour la réservation de salles, pour la réservation de matériel destiné à la logistique des réunions ou événements (ordinateurs portables, vidéo-projecteurs, écran, paperboard...),
- pour la réservation de véhicules électriques en "auto-partage" et des vélos.
Les agents disposent de l'outil Zimbra depuis août 2012. Ce logiciel permet de stocker, organiser et partager rendez-vous, contacts, courriels, liens, documents, etc. Pour s'assurer du bon usage de cet outil, un panel d'agents (de 1 à 3 par services) ont bénéficié d'une formation d'une journée.
La facilitation du travail collaboratif a également été permise par :
- l'existence d'une photothèque,
- la création d'un serveur dédié au stockage des images et photographies effectuées par l'ensemble des services dans le cadre de leur activité, avant transfert sur la photothèque ;
- la création d'un serveur dédié au stockage des compte-rendus des réunions de direction et aux dossiers associés ;
- la création d'une adresse email "ville d'Oullins" pour tous les élus.
- pour la gestion/validation des congés et absences,
- pour la réservation de salles, pour la réservation de matériel destiné à la logistique des réunions ou événements (ordinateurs portables, vidéo-projecteurs, écran, paperboard...),
- pour la réservation de véhicules électriques en "auto-partage" et des vélos.
Les agents disposent de l'outil Zimbra depuis août 2012. Ce logiciel permet de stocker, organiser et partager rendez-vous, contacts, courriels, liens, documents, etc. Pour s'assurer du bon usage de cet outil, un panel d'agents (de 1 à 3 par services) ont bénéficié d'une formation d'une journée.
La facilitation du travail collaboratif a également été permise par :
- l'existence d'une photothèque,
- la création d'un serveur dédié au stockage des images et photographies effectuées par l'ensemble des services dans le cadre de leur activité, avant transfert sur la photothèque ;
- la création d'un serveur dédié au stockage des compte-rendus des réunions de direction et aux dossiers associés ;
- la création d'une adresse email "ville d'Oullins" pour tous les élus.
En 2019, l'intranet municipal regroupe d'autres outils : le logiciel finances, webdélib pour les délibérations du conseil municipal, et Sedit, Glpi (un système de notifications pour les demandes liées à l'informatique).
Fin 2019, la Direction des systèmes d'information déploie Nextcloud, un logiciel libre, un site d'hébergement de fichiers, devant favoriser le travail collaboratif.
Résultats
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services3
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
- L'équipement, l'information, la formation aux systèmes et aux logiciels libres
