La préparation d'un conseil municipal nécessite de nombreux échanges d'informations pour la rédaction des délibérations et l'organisation des différentes commissions et séances. Ces échanges, le plus souvent effectués par mails ou par notes écrites, ne sont pas encadrés, rendant difficile le respect des délais et le contrôle de la forme et du contenu. En outre, la multiplicité des versions des projets de délibération conduit à une perte importante de temps pour les services municipaux, en manipulations et impressions.
La Ville d'Oullins a décidé dématérialiser ce processus de rédaction des délibérations en se dotant d'un logiciel répondant à plusieurs objectifs :
- assurer la traçabilité des dossiers depuis leur création jusqu'à leur archivage,
- diminuer significativement les transmissions papier, raccourcir et optimiser les délais de validation des dossiers,
- fournir une meilleure visibilité sur l'état d'avancement des dossiers et assister les agents en automatisant la production des différents documents,
- faciliter la recherche globale de documents.

Planning :
Juin 2015 : Formation des usagers en juin 2015
Automne 2015 : Deux conseils municipaux utilisés en test
Décembre 2015 : Application effective pour le Conseil municipal de décembre 2015