Gestion des demandes de travaux et de matériel

Publié depuis10/12/2013dernière édition18/11/2019parMyriam RondeydansOullins
statut :réalisée
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

Afin d'améliorer le traitement des demandes de travaux et de matériels réalisées par les services techniques de la Ville d'Oullins, un logiciel de suivi a été mis en place.

Actions

En 2011, la Ville a testé une procédure visant à améliorer le fonctionnement des services techniques, notamment par rapport à la gestion des demandes de travaux. Il s'agissait de formulaires prédéfinis, sous format PDF, transmis par courriel. En 2013, les services techniques ont souhaité aller plus loin avec une dématérialisation des demandes d'intervention. Le but : améliorer le suivi des demandes, augmenter la rapidité de traitement, faciliter la répartition des tâches et éviter le gaspillage de papier.
C'est le logiciel E-Atal qui a été choisi. Accessible par Internet, il offre un accès personnalisé à chaque correspondant.
Côté demandeur, il permet : d'effectuer ses demandes de travaux ou de prêt de matériel sous la forme de téléformulaire, décrire précisément le problème, faire des commentaires, et recevoir des commentaires et réponses des interlocuteurs des services techniques, disposer d'un tableau de suivi de toutes mes demandes d'intervention, avec différents statuts (prise en compte, analyse en cours, refusée), de rechercher des demandes précédemment réalisées, de disposer de statistiques sur les demandes.
Côté utilisateur, il permet de gérer avec précision les demandes d'intervention et leur suivi.

Résultats

Dès sa mise en service, l'outil a été fortement utilisé par les services : près de 2000 demandes sont faites chaque année.

Bénéfices

Guichet unique de traitement donc simplicité et clarté.
Workflow de validation des demandes donc rapidité et traçabilité, mais également meilleure communication entre les services techniques et les demandeurs puisque ces premiers motivent par écrit leur décision de prendre en compte ou non la demande.

Outils

E-Atal

Prestataires & Partenaires

Aductis

Services

    • Des services cibles, parcours personnalisés ou sites dédiés par profil d'usagers
    • L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
    • L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)

    Enjeux

      documents attachés