Numérisation des factures et pièces comptables

Villiers-le-Bel| Action publiée depuis le05/10/2014| Actualisée le27/09/2019| Laurence Crétu
statut :réalisée
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

Bien avant l'obligation réglementaire de gérer électroniquement les marchés publics, la Ville avait dématérialisé ses publications d'annonces et s'était mis en capacité de gérer la dématérialisation de sa commande publique jusqu'à l'attribution des marchés. Dans la continuité, il était logique et souhaitable de dématérialiser la suite de la gestion comptable des prestations liées à ces marchés et contrat. Ainsi, pour enregistrer et soumettre à validation interne les factures des fournisseurs aux services gestionnaires plus rapidement, sans rematérialiser les documents par impression ou copie papier, et sans imposer cette charge importante de courriers aux appariteurs, le service financier enregistre directement les factures qui lui sont adressées par mail dans l'application de gestion partagée ou scanne celles lui parvenant par courrier postal. la validation interne intervient ainsi directement de manière elle-même dématérialisée au niveau de l'application comptable utilisée par l'ensemble des agents et élus intervenant dans la commande publique

Actions

Equipement du service financier d'une imprimante copieuse qui permet de scanner en série les documents (bons de commande, marchés et factures)
Liaison avec le logiciel de courrier dématérialisé d'une part (avec numérotation automatique des factures, horodatage et dispositif de validation numérique), avec le logiciel de gestion comptable accessible au responsable de service gestionnaire d'autre part (pour visa et bon à solder).
Acquisition des certificats électroniques requis pour la transmission et la validation dématérialisées des documents

Résultats

Economie de papier importante (facture précédemment photocopiées) et allègement de la charge de transmission confiée précédemment aux appariteurs et gain de temps.
Réduction importante des délais de traitement des factures par les services (donc aussi des occurrences d'intérêts moratoires applicables)
Dématérialisation menée de bout en bout de l'échange de documents avec les prestataires de la Collectivité

Bénéfices

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Recommandations

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Outils

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Services4

    • L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
    • L'évaluation et la démarche qualité sur les usages internes du numérique
    • L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
    • Le recours à des plateformes mutualisées et sécurisées pour les échanges entre administrations

    Enjeux

      documents attachés

        actions connexes