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Rationalisation des procédures d'actualisation des annuaires internes
statut :réalisée
- prévue
- en cours
- réalisée
Synthèse
Le service ressources humaines, le service informatique et le service Web ont (notamment) besoin d'un annuaire interne à jour pour leur fonctionnement propre aussi bien que pour informer les administrés des contacts à leur disposition pour accompagner leurs démarches.
Partant de ce constat ces 3 services ont collaboré pour constituer une base de donnée commune et unique (l'Active Directory) de sorte à automatiser des flux qui viennent automatiquement actualiser les éléments suivants :
- l'annuaire en ligne sur l'intranet,
- l'organigramme interactif des services,
- le trombinoscope des agents,
- la rubrique de l'intranet annonçant les arrivées de nouveaux collaborateurs,
- le répertoire téléphonique permettant l'affectation des postes fixes (et l'affichage des noms sur les postes téléphoniques avec écrans),
- la liste des comptes d'accès à l'intranet (avec habilitations spécifiques le cas échéant : par exemple contributeurs du site)
- la base de données permettant de gérer les sessions et droits utilisateurs des utilisateurs de poste informatiques
- la base de donnée Agents des ressources humaines
- le répertoire de contacts mis à disposition du public tant sur le site de la ville qu'au niveau de ses publications papier.
Actions
- Concertation et répartition des tâches d'actualisation de la base commune entre les 3 services concernés en interne
- paramétrage de l'outil "active directory" propice à l'export de données correctement structurées pour s'intégrer dans les autres BDD
- paramétrage des scripts permettant le tri des données des "fiches agents" pour rendre possible leur exploitation par le CMS du site intranet auquel elles sont corrélées (pour mise à jour automatique des bases annuaire, organigramme, habilitation des contributeurs web)
Résultats
- L'actualisation de l'active directory se répercute en affichage d'informations précises et exactes au niveau des autres supports
- Gain de temps grâce à l'automatisation de l'enregistrement et du partage de données intéressant de nombreux services en interne à divers titre
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services3
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
- L'équipement, l'information, la formation aux systèmes et aux logiciels libres
