Ce module permet aux agents et élus de gérer les documents de travail liés aux activités et au fonctionnement de leur service. Le principe de gestion des métadonnées permet de les retrouver en fonction de son profil utilisateur. 

Ce système permet également d’aller vers l’unicité des documents, en effet, un document de part ses métadonnées pourra être vu et partagé entre plusieurs espaces collaboratifs. (Notamment dans les modules décrits ci-dessous.) Cette GED intègre également la gestion du « versionning » 

-La Gestion et suivi des projets 

Tout agent ayant un accès dans l’intranet peut consulter la fiche synthétique d’un projet. 

Si cet agent possède les autorisations, il aura la possibilité de lire, modifier ou créer un document et le stocker dans l’espace collaboratif du projet. 

Ce module permet également de réaliser une gestion de planning et d’ordonnancement des taches (possibilité d’obtenir un diagramme de Gant du déroulé d’un projet) 

-La Gestion et suivi des Assemblées (Conseils/Commissions..) 

Ce module permet de gérer en mode dématérialisé les conseils municipaux et communautaires. En terme fonctionnel ce module permet:

*La convocation des membres par mail

*L’inscription de sujets pour une séance pour des chefs de services

*La validation des sujets

*La mise en ligne de pièces jointes

*L’information concernant la composition, les arrêtés de délégations, les délégations de pouvoir…

*La mise en forme des documents avant soumission au contrôle de légalité dans le cadre du programme ACTE 

-Gestion des comptes rendus de réunions (directions, services, commissions) 

Ce module permet aux agents ou élus habilités d’organiser une réunion, d’inviter des participants et de poster des ordres du jour. Le compte rendu de la réunion sera ensuite posté et mis à la disposition des personnes autorisées pour en prendre connaissance. 

-Gestion des Contrats et Conventions 

Ce module permet la gestion des contrats et conventions pour plusieurs collectivités. Les conventions sont rédigées à partir d’un document type, elles sont ensuite classées dans un espace collaboratif. Elles font ensuite l’objet d’un processus de validation électronique. Le module permet d’assurer un suivi notamment pour les renouvellements ou les avenants.. 

-Gestion des arrêtés 

Ce module permet de gérer les arrêtés municipaux. Les agents peuvent créer des arrêtés à partir de formulaires qui servent ensuite à générer les fichiers. Chaque arrêté suit un chemin de validation précis : validation de l’arrêté par le chef de service puis la signature de l’élu. A chaque arrêté, on peut assigner une ou plusieurs rues afin d’être averti en cas de conflit. Il y a aussi un affichage graphique sur Google Maps permettant de mieux visualiser les rues bloquées.

-Gestion des relations avec les associations 

-Gestion de l’évaluation des agents 

Tous les développements décrits ci-dessus: 

Ont été élaborés avec la plateforme Microsoft Share Point,

Sont accessibles en mode webSont gérés à partir des sécurités de l’Active DirectorySont accessibles (RGA)

Sont web responsives