BASE DE DONNEES SUR LES MANIFESTATIONS

Publié depuis31/07/2017dernière édition29/10/2019parMyriam RondeydansOullins
statut :réalisée
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

Une base de données commune et partagée à été mise en place au sein de la Ville d'Oullins pour toutes les manifestations ayant lieu sur la commune.

Actions

On part d'un constat : sur le territoire de la commune, il y a de multiples manifestations sportives, culturelles, citoyennes, solidaires... qui utilisent de multiples ressources municipales. Les services municipaux gérant des aspects particuliers de ces manifestations (réservation de gymnase auprès du service des sports, publicité sur le magazine municipal par la Direction de la communication, demande de matériel auprès des services techniques, demande de stationnement auprès du service d'Occupation du domaine public...), il était difficile d'avoir une vue d'ensemble de chaque manifestation.
Il a donc été décidé :
- de créer une base de données commune à l'ensemble des services municipaux,
- de centraliser toutes les demandes sur une "fiche manifestation" unique.
Une réunion a lieu une fois par mois avec tous les services ressources : sport, culture, association, juridique, technique, communication, police municipale...
A cette occasion, chacun évoque toutes les données qu'il possède sur les manifestations à venir et les informations utiles sont inscrites dans un agenda partagé (intranet). Ce calendrier peut alors être alimenté par de nouvelles informations au fil du temps (dans ce cas, des notifications sont envoyées aux contributeurs) et est consultable depuis n'importe quel poste informatique, tablette ou smartphone.

Résultats

Depuis la conception de ce calendrier partagé, on peut établir la fiche technique de chaque manifestation et évaluer les ressources qu'elle a mobilisé. L'organisation de la manifestation est également plus fluide, sans coût caché et les services sont plus compréhensifs les uns vis à vis des autres. Une rationalisation des coûts et des ressources est alors possible, notamment dans une optique de développement durable.

Outils

Zimbra

Services

    • Autre
    • L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
    • La rationalisation des ressources

    Enjeux

      documents attachés