On part d'un constat : sur le territoire de la commune, il y a de multiples manifestations sportives, culturelles, citoyennes, solidaires... qui utilisent de multiples ressources municipales. Les services municipaux gérant des aspects particuliers de ces manifestations (réservation de gymnase auprès du service des sports, publicité sur le magazine municipal par la Direction de la communication, demande de matériel auprès des services techniques, demande de stationnement auprès du service d'Occupation du domaine public...), il était difficile d'avoir une vue d'ensemble de chaque manifestation.
Une réunion a lieu une fois par mois avec tous les services ressources : sport, culture, association, juridique, technique, communication, police municipale...
A cette occasion, chacun évoque toutes les données qu'il possède sur les manifestations à venir et les informations utiles sont inscrites dans un agenda partagé (intranet). Ce calendrier peut alors être alimenté par de nouvelles informations au fil du temps (dans ce cas, des notifications sont envoyées aux contributeurs) et est consultable depuis n'importe quel poste informatique, tablette ou smartphone.