38 démarches en ligne accessibles sur le Guichetnumérik

Publié depuis 07/11/2017 dernière édition 14/11/2017 par François GADBIN dans Saint-Sébastien-sur-Loire
statut :réalisée
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

Le Guichetnumérik, un espace sécurisé accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 à tout citoyen et toutes associations pour effectuer 38 démarches en lignes via un compte personnalisé comprenant un coffre fort pour sauvegarder ses documents administratifs importants en toute sécurité.

Actions

La ville de Saint-Sébastien-sur-Loire a, depuis 2014, préparé la mise en place d'un guichet unique afin de pouvoir répondre, dès le premier contact de l'administré, à l'ensemble de ses demandes.

Pour se faire, et après un état des lieux, elle a engagé la co-construction, de protocoles physiques et numériques avec l'ensemble des services et des agents au contact des administrés. Dans un premier temps, un dossier unique a été créé en uniformisant la liste des documents demandés, de manière redondante aux administrés, pour l'inscription à divers services (inscription scolaire, petite enfance, centre de loisirs, école de musique, périscolaire, extra-scolaire, etc...). Dans un second temps, la Ville a mis à jour l'ensemble de ses outils informatiques de gestion des inscription (passage de Concerto-Arpège à Concerto Opus-Arpège). 

Une analyse par service a été menée afin de recenser l'ensemble des services qui pourraient être proposés sur une plate-forme numérique (Espace-Citoyen-Arpège) via le site internet de la Ville.

De cette réflexion, 70 démarches ont été proposées.

Après avoir choisi 28 démarches, elles ont été mise en chantier par le service communication sur l'Espace Citoyen dénommé "Guichetnumérik" puis instruites par le SIC avec la solution "Virtuose Agent-Arpège".

L'ensemble des agents solicités dans cette nouvelle démarche numérique ont été formés à Concerto Opus-Arpège et à Virtuose Agent-Arpège.

Mis en ligne le 14 octobre 2016, le "Guichetnumérik" version "citoyens" a rencontré un grand succès auprès des administrés et des agents de la Ville.

La deuxième phase engagée a été de créer une Régie unique pour l'ensemble des services de la Ville afin de faciliter le paiement des administrés. Cette "Régieunik" a permis de mettre en œuvre la seconde phase du "Guichetnumérik" : la mise en place de la version "famille" qui permet aux parents des enfants inscrits à la restauration scolaire, aux périscolaire, aux centres de Loisirs, aux Multi-accueils, de pouvoir réserver ou décommander leur place, payer en ligne, mettre à jour leurs documents (assurances, certificats médicaux, etc...), et leurs coordonnés.

 Mis en ligne le 12 juillet 2017, Le "Guichetnumérik" version familles a été accompagné de 4 tutoriels vidéo afin de faciliter son utilisation.

La prochaine phase va consister à développer le "Guichetnumérik" version associations afin de faciliter les démarches de ces dernières (demande de subvention, réservation de salle, de matériels...).

Résultats

- Plus de 4000 demandes citoyennes,

- Plus de 3000 connexions semaine sur la version famille

Bénéfices

- Gain de temps pour les administrés qui n'ont plus à se déplacer à l'Hôtel de Ville et dans les services pour réaliser des démarches simples.

- Gain de temps pour les agents qui peuvent se concentrer sur les dossiers plus compliqués.

Recommandations

La co-construction dans cette mise en œuvre est impérative, elle permet de faciliter la création des démarches en ligne et l'appropriation des outils pour les agents.

Outils

Arpège : Concerto Opus, Virtuose Agent, Espace citoyens

Youtube

Prestataires & Partenaires

Arpège, Médiapilote (campagne de communication), Peuplades TV (Tutoriels)

Services

    • Des espaces personnels sécurisés d'archivage et de conservation des données (coffre-fort numérique, carte d'identification et de services professionnels pour les agents, …)
    • La confidentialité, le droit d'accès et de modification des données personnelles
    • La déclaration des fichiers à la CNIL, et/ou l'existence d'un Correspondant Informatique et Liberté (CIL)
    • L'application du droit de retrait (droit à l'oubli)
    • Un compte et un suivi personnalisés sur le site de la collectivité (identifiant, mot de passe)
    • Des services cibles, parcours personnalisés ou sites dédiés par profil d'usagers
    • Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire...)
    • L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
    • L'évaluation et la démarche qualité sur les usages internes du numérique
    • L'existence d'un schéma directeur des systèmes d'informations de la collectivité
    • L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets
    • Un guichet administratif unique local (citer les services ou délégataires partenaires)
    • L'accès aux centres de loisirs municipaux, activités périscolaires, vacances (inscription, paiement en ligne)
    • Le paiement en ligne d'activités de loisirs
    • Des informations et services en ligne sur le périscolaire et la communauté éducative
    • Des informations et des services pratiques en ligne sur la vie scolaire
    • Une communication spécifique sur les applications, services en ligne, accès public (site web, signalétique, bornes) et des événements sur le numérique

    Enjeux