Nouveau Portail dédié à la location / Réservation de salles

Publié depuis 09/11/2017 dernière édition 10/11/2017 par Domitille DE VEYRAC dans Viroflay
statut :en cours
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

Les services municipaux, plus particulièrement la Direction des Affaires culturelles et la Direction des sports, gèrent quotidiennement la réservation et la location de salles, pour les Viroflaysiens / services / associations / entreprises / extérieurs…

Ce travail réalisé la plupart du temps sous Excel est particulièrement chronophage et implique un nombre de ressaisies conséquent (pas de réservation en ligne) et une maîtrise du logiciel Excel pour se servir correctement des tableaux déjà mis en places (et notamment l’exploitation statistique de ceux-ci).

Afin de gagner en efficacité, en temps et d’offrir un nouveau service facile d’accès, disponible en tout lieu et à toute heure grâce à l’usage du WEB, il a été décidé de mettre en concurrence diverses solutions de réservation de salles.

Actions

REALISES :

--> Définition des objectifs en groupe projet (DAC  + DirCOM + DGA-FI + Direction des Sports)
--> Benchmarking
--> Rédaction du cahier des charges et d'une grille d'analyse
--> Recherche de prestataires potentiels
--> Envoi des cahiers des charges aux prestataires présélectionnés
--> Réception des offres, analyse de celles-ci et choix des finalistes (à ce stade du travial ont été écartés GRC Résa de localéo / Rooming It / GES Room / Eudonet / GMA Consulting)
--> Les derniers prestataires en lice (3D Ouest et Pomclass) sont invités à venir répondre à nos questions et à présenter leurs solutions
--> Le choix définitif se porte sur 3D ouest qui reçoit son bon de commande
--> 3D ouest nous envoie les fiches de paramétrages et d'imports clients à compléter

EN COURS :
--> Intégration des données dans les fiches 3D ouest
--> Questions/réponses avec le prestataire

A VENIR :

--> Formation des administrateurs et contributeurs par 3D Ouest
--> Période de test
--> Déploiement début janvier 2018

Résultats

A VENIR

Bénéfices

AVANTAGES DE LA SOLUTION CHOISIE

DANS L'ABSOLU : 
- Solution multi-postes et multi-utilisateurs (pas de limites)
- Données très sécurisées et toujours disponibles (voir Annexe 1)
- Autant de modèles de documents que nécessaires
- Les mises à jour régulières qui profitent à tous les clients
- Possibilité de gérer d’autres types de ressources que les seules salles (parc de véhicules ou de matériel  par exemple)
- L’ergonomie la plus claire et la plus lisible de toutes les solutions éprouvées.
- …

POUR LES SERVICES RESPONSABLE D'UNE GESTION DE SALLE :
- Workflow de contribution et gestions des droits ultra précis
- Gestion facilitée de location/réservation de salles temporaires, récurrentes…
- Aide en ligne complète (démo en ligne, manuel utilisateur interactif…)
- Zone de stockage de documents collaborative
- Historique des actions (globale, par utilisateur, par salle…)
- Solution la plus ouverte de toutes avec la possibilité de créer autant de champs que nécessaire dans tous les domaines (type de manifestation, salle, typologie de clients, matériels…)
- Gestion des stocks de matériels et historique de leurs usages
- Création d‘infrastructures en cascade
- Possibilité d’importer nos réservations de salles déjà effectives pour les années à venir sans tout ressaisir (quelques milliers de lignes déjà créées sous Excel)
- Pour améliorer la stratégie, possibilité d’exports statistiques ultra précis avec ou sans graphique (gain de temps important par rapport aux fichiers Excel existants)
- Possibilité d’imprimer les plannings par utilisateur / gestionnaire sous format pdf
- Possibilité de créer des alertes et des mailings pour les utilisateurs ou les usagers (mails, sms)
- Dématérialisation possible de tout le processus de validation des réservations (jusqu’à l’accord final du Maire par exemple)  Diminution des impressions et des circuits de parapheurs
- Imports des congés scolaires à l’année, blocage des salles possible.
- …

POUR LA DIRECTION DES FINANCES :
- Interface possible avec notre logiciel de relation citoyen "Ciril". Possibilité d’importer les comptes clients de Ciril puis de faire le lien via des flux pour que les commandes dans le logiciel entraîne une facturation chez Ciril. (il convient juste que chaque client ait un code client identique chez Ciril et sur l’outil 3D Ouest)
- Possibilité de gérer et générer des factures, des devis, des cautions, des acomptes, des impayés et de l’historique des flux financiers, des soldes des clients…
- A NOTER ! L’outil, stratégique, peut par exemple nous indiquer en fin d’année à combien se monte le coût annuel pour la Ville du prêt gratuit d’une salle et de matériels à une association locale (pour expliquer une baisse/non augmentation des subventions par exemple)
- La tarification des locations s’adapte fonction du type de client. Celui-ci ne se voit proposé que des tarifs qui lui sont propres
- 3DOuest connait parfaitement les règles de trésorerie, de transmission à la perception par export ORMC…

POUR LES USAGERS :
- Pré-réservation en ligne possible 24h/24 7j/7 avec visibilité des plannings des salles et de leurs disponibilités (l’usager voit les créneaux indisponibles). On peut demander à ce que les options/pré-réservation n’apparaissent pas en Front Office.
- Formulaire de réservation très complet qui permet de détailler au maximum ses besoins fonctions des ressources attribuées à la salle désirée.

Recommandations

Privilégier une société ayant la double spécialités - Logiciel dédiée à la réservation de salle + collectivités territoriales.

Ne pas opter pour une solution fourre-tout (exemple - protocole + agenda + réservation de salle + rendez-vous en ligne etc...) Nous n'avons pas trouvé de prestataire capable de tout faire bien donc nous préférons plusieurs prestataires qui dans leurs domaines font les choses très bien.

Prestataires & Partenaires

3D Ouest - https://3douest.com/
--> Premier éditeur français de logiciels Internet pour les collectivités (+260 collectivités clientes)
--> + d'un millier de clients

Services

    • Des aides à l'équipement et au fonctionnement numérique en réseau des associations (adhésion en ligne, application servicielle…)
    • La mise à disposition d'espaces physiques ou virtuels accessibles pour le travail associatif
    • Des services cibles, parcours personnalisés ou sites dédiés par profil d'usagers
    • Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
    • L'accès aux droits et démarches administratives (information juridique, information pratique, services interactifs, médiation numérique…)
    • Une déclinaison numérique du guide pratique (logement, famille, transports…)
    • Un site internet et des applications mobiles adaptés à tous les supports (design adapté à tous les formats)

    Enjeux

      documents attachés