Ce nouvel outil ASSOVA est accessible directement depuis le site de la ville, avec identifiant et mot de passe. Les identifiants seront envoyés mi-novembre 2017 sur la boite émail des associations qui auront communiqué leur adresse. Il n’y aura qu’un identifiant par association.

Grâce à cette nouvelle plateforme, les associations, pourront mettre à jour leurs informations  de base (statutaires, adresses, activités, tarifs etc …) dès mi-novembre 2017 et du 1er au 31 décembre 2017, saisir et transmettre des demandes de subventions à la mairie pour l’année 2018.

Pour les associations employant des salariés, il y aura nécessité d’avoir demandé, au préalable,  un numéro de SIREN/SIRET auprès des services de l’INSEE Nord Pas de Calais Picardie. Ce numéro est obligatoire.

Les associations pourront à partir du 1er novembre, vérifier et corriger leurs données en ligne (éléments statutaires, coordonnées des dirigeants) mais aussi maintenir à jour le descriptif des activités, horaires, etc. qui figurera sur le nouvel annuaire des associations.

Enfin, elles pourront, dès le 1er décembre 2017, déposer une demande de subvention dématérialisée. Il s’agira de saisir des éléments chiffrés dans des tableaux pré-remplis et d’envoyer en pièces jointes tous les documents habituellement fournis sous forme papier. La liste de ces documents figurera sur la plateforme ASSOVA.

Il sera possible de commencer une demande, de la sauvegarder et de la reprendre plus tard. L’envoi définitif  devra intervenir avant le 31/12/2017 et il donnera lieu à un Accusé Réception automatique. Puis, après examen de celui-ci par les services référents, à un deuxième mail confirmera que le dossier est complet et peut être instruit.

Une réunion de présentation-démonstration sur écran a été organisée le samedi 21 octobre 2017.

Un accompagnement a été mis en place. Des permanences à la maison des droits de l’Homme et des Associations, en mairies de quartier, dans les maison de quartier des Genêts et Jacques Brel seront également assurées (via les Points net), courant décembre, si elles n’ont pas accès à Internet.
Les agents ont été formés en octobre afin de pouvoir accompagner les associations.