Dans le cadre d'un audit réalisé par une entité externe, le choix a été fait par la collectivité de constituer un dossier partagé contenant toutes les pièces de la procédure et de consigner l'intégralité des informations nécessaires sur un document unique collaboratif, partagé avec tous les services concernés par l'audit. Ce document a également fait l'objet d'un suivi par un document parallèle, un tableau avec mise en forme conditionnelle, qui permettait par un code couleur simple d'identifier les points renseignés ou non du document.