création de l'espace citoyen

Publié depuis07/11/2018dernière édition27/05/2019parDominique LAFFITTEdansBuc
statut :réalisée
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

Particulièrement attentive aux évolutions permettant d’améliorer la qualité des services offerts aux habitants, la Ville
a souhaité mettre à disposition des Bucois un outil pour leur permettre de gérer plus facilement les demandes d’inscriptions aux différentes activités de la Ville. C’est la raison pour laquelle, depuis 2009, les parents disposaient d’un Espace Famille dédié principalement aux inscriptions périscolaires de leurs enfants.
Depuis juin 2018, l’espace famille a fait peau neuve pour devenir l’Espace Citoyen accessible depuis la page d’accueil du site internet de la Ville.  

Actions

La ville de Buc a fait intervenir l'entreprise Arpège, pionnière dans la conception de portails de services en ligne. Arpège a été le premier à proposer aux collectivités un guichet en ligne, l’Espace Famille, puis l’Espace Citoyens, orienté démarches individuelles. Un groupe de travail réunissant élus de Buc et agents municipaux a permis d'élaborer et de mettre en place ce projet de ication, Arpège a entièrement réécrit un nouveau portail pour offrir un point d’entrée unique aux usagers (citoyens, parents, associations) et ainsi permettre à la ville d’élaborer en toute autonomie son offre de services en ligne spécifique.

Le nouvel Espace Citoyen se compose d'une partie publique, accessible sans identifiant ni mot de passe et d'une partie privée accessible avec identifiant et mot de passe.

La partie publique est  constituée :
- d’un pavé « Activités » qui détaille, comme son nom l’indique, les différentes activités qui sont proposées aux
habitants de Buc. Vous y trouverez les types d’activités proposés pour chaque public (petite enfance, scolaire,
séniors, familles…), les lieux où elles se déroulent, les horaires d’ouverture des structures, les projets de
service, éducatifs et pédagogiques, les règlements de fonctionnement,
- d’un encart « Actualités » qui rappelle des informations importantes et communes à tous (ouvertures de
périodes d’inscriptions, dates limites de paiement…).

La partie privée est l'espace personnel du citoyen. Les agents de la ville ne peuvent pas y avoir accès. Si le foyer est composé d’un couple, chacun recevra ses identifiants et mots de passe pour gérer son propre espace.

La partie privée est composée d'un tableau de bord.

Il comprend :
- un historique des demandes que le citoyen a formulé et la réponse qui lui a été apportée,
- un pavé « échanges à lire » qui permet de communiquer avec les agents qui gèrent le portail,
- un pavé « factures » qui permet de consulter les  12 dernières factures et de payer en ligne.

La partie privée comporte également un espace ;

Pièces justificatives

Sorte de coffre-fort qui permet aux abonnés d’enregistrer les documents dont il a besoin régulièrement lors de ses démarches d’inscriptions aux activités municipales (actes de naissances, feuilles d’impositions, numéro d’allocataire CAF, carnets de vaccinations…) et de faciliter leur envoi.

Editions de documents

Le Citoyen y retrouve les fiches d’inscriptions qui ont été établies pour lui et ses enfants et sur lesquelles il pourra  vérifier la justesse des renseignements dont la Ville dispose.


Résultats

Les habitants de Buc ont reçu un courrier électronique en provenance de « [email protected] » leur permettant d’activer leur Espace Citoyen, avec un nouvel identifiant et un nouveau mot de passe.
Une fois connecté à leur Espace Citoyen, ils ont pu modifier ces identifiants dans leur espace personnel.

Bénéfices

En plus d’être plus convivial, plus réactif, mieux adapté aux supports mobiles (Smartphones, tablettes) l’espace citoyen
s’étend à tous et à toutes les activités proposées par la Ville : activités séniors, activités enfants, activités familles.

Les avantages pour le Citoyen :
- Un point d’entrée unique, accessible 24h/24, 7j/7
- Un tableau de bord complet avec suivi du traitement des demandes
- Une offre de services municipaux personnalisée et complète
- Une communication rapide et ciblée
- Un portail accessible quel que soit le support numérique (Responsive Design)

Pour la Ville :

- Une vision à 360 ° de la relation citoyen
- Des processus métiers harmonieux
- Une nouvelle conception de la proximité
- Une véritable démarche qualité pour la collectivité
- Une maîtrise budgétaire


Services

    • Des services cibles, parcours personnalisés ou sites dédiés par profil d'usagers
    • Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
    • L'accès aux droits et démarches administratives (information juridique, information pratique, services interactifs, médiation numérique…)
    • Des informations et services en ligne sur le périscolaire et la communauté éducative
    • Des informations et des services pratiques en ligne sur la vie scolaire
    • Un soutien aux échanges et projets économiques internationaux via le numérique
    • La production de contenus par les habitants sur des espaces collectifs en ligne (sites citoyens, sites municipaux, plateformes…)
    • Le soutien à l'organisation collaborative de micro-événements (plateforme dédiée, échange de services…)
    • L'information numérique sur l'animation et les événements de quartiers
    • La confidentialité, le droit d'accès et de modification des données personnelles (la création d'un registre du traitement des données personnelles)
    • L'application du droit de retrait (droit à l'oubli)
    • L'application stricte du respect de la vie privée dans le cadre des politiques de données ouvertes (opendata) et particulièrement dans le cas d'approvisionnement par la foule (bigdata, objets connectés…) passif et non volontaire

    Enjeux

      documents attachés