la formation numérique du personnel

Publié depuis15/11/2018dernière édition09/09/2019parKarine SARIKASdansGarges-lès-Gonesse
statut :réalisée
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

L’évolution des outils bureautiques est constante.
La Ville de Garges-lès-Gonesse met à disposition de ses agents une gamme très large d’outils afin qu’ils puissent répondre à tout besoin.
Une action continue a donc été mise en place en interne, comprenant 50 jours annuels de prestation assurées par la D.S.I., afin d’accompagner les nouveaux usages, et renforcer les connaissances sur les outils déjà utilisés au quotidien par les services municipaux. 

Actions

Une salle de formation de 8 postes de travail a été créée dans l’Hôtel de Ville, comprenant un TNI et 8 postes de travail complets permettant des usages bureautiques, de la gestion applicative, de la téléphonie TOIP, de la vidéoconférence...

Les actions de formations menées sont de deux types :

1 - Bureautique traditionnelle,

Les agents et chefs de services expriment les besoins de formations de leurs agents lors des évaluations annuelles auprès de la RH, qui va ensuite organiser les sessions avec la D.S.I.
Les sessions organisées sont généralement ciblées sur un outil (Word, Excel, PowerPoint, Skype Entreprise…) pour une durée de 2 jours.

2 - Outils Bureautiques Innovants

CONSTAT D'EFFICACITE LIMITEE (analyse effectuée en 2017)

-Le constat de sous utilisation des nouveaux outils, disponibles pour certains depuis plusieurs années, mais non utilisés dans les services 
(par exemple : l'outils OneNote qui répond à des besoins de partage d'information collective comme des comptes rendus de réunions cycliques, et qui facilite par la suite la fonction de recherche).

-La nécessité d'élargir ces usages à des outils structurants pour éviter l'individualisation du poste de travail 
(par exemple : les outils Planner ou encore TEAMS qui répondent à des besoins et problématiques d'organisation).

-L'accès à des outils qui mettent à l'ordre du jour des usages souvent délaissés (comme des questionnaires de satisfaction avec FORMS).

-Le besoin de motiver collectivement les équipes en parlant tous des mêmes outils de travail,

-La difficulté de convoquer des agents sur des sessions de 2 jours. (Des sessions plus courtes ?)

ACTION (2018/2019)
- Un questionnaire général a été diffusé ouvrant très largement la porte à des outils innovants, avec un engagement de principe de la D.S.I. d'assurer les sessions demandées,  

Extrait de 7 outils proposés en formation :

-Création de questionnaires en ligne, internes ou externes (Forms)
-Synchronisation sécurisée de données personnelles entre plusieurs ordinateurs (OneDrivre)
-Prise de notes à plusieurs pour et pendant vos réunions... (OneNote)
-Gestion des actions à venir - Alertes - Organisation & Planning (Planner)
-Représentation graphique de données de provenance multiple (PowerBI)
-Se connecter et projeter - Fonctionnalité Windows10 (Surface)
-Conception de présentation dynamiques adaptées au tactile (Sway)

SUCCES PARTAGE AVEC LES SERVICES SUR LES OUTILS INNOVANTS

97 formations (personnes reçues en sessions) ont été réalisées sur les 6 premier mois de 2019. 
Le format retenu, plus facile à absorber pour les organisations de services est la demi-journée.
5 Sujets innovants ont été demandés par les services.
L'ensemble des demandes ont été satisfaites pour 2019.

QUESTION EN SUSPEND

Pour l'instant les actions de formations traditionnelles en parallèle ont été maintenues, mais le succès des actions courtes imposent une réflexion.

Résultats

Les agents ont demandés un élargissement des sujets traités, et notamment l’organisation de formation sur des produits comme Forms de 365, ou PowerBI par exemple, ils envisagent donc bien de remettre en cause leurs procédures et outils habituels et de les faire évoluer.

Bénéfices

Environ 300 agents sont convoqués chaque année pour suivre une session en interne, ce qui apporte une montée générale en compétence.
L'apport de session sur des sujets innovants induit naturellement une motivation ou une curiosité, et fait boule de neige.

Recommandations

De préférence, ne pas dépasser le nombre de 8 agents en formation, et composer des groupes de compétences homogènes.

Ne former les agents que sur des outils à leur disposition (faisant partie intégrante du poste de travail).

Outils

Suite complète Office 365 E5 pour l'ensemble des agents ayant accès à un poste de travail.
Salle de formation adaptée pour des outils innovants.

Prestataires & Partenaires

Services de la ville : DSI (Direction des Systèmes d'Information)

Services

    • L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
    • Des actions d'insertion par le numérique dédiées aux publics en difficulté (ateliers d'initiation, alphabétisation, soutien scolaire, écrivains publics, emploi et handicap…)
    • Des dispositifs d'initiation et de formation aux outils numériques (ateliers thématiques)
    • L'accessibilité des personnes à mobilité réduite aux équipements numériques (RGAA) y compris pour les agents en interne
    • La formation au numérique des acteurs économiques et des agents territoriaux (nombre de journées)

    Enjeux

      documents attachés