L'espace associations, une plateforme numérique dédiée

Publié depuis 19/11/2018 dernière édition 19/11/2018 par Blandine Bourdin dans Bron
statut :réalisée
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

Depuis mars 2018, la Ville de Bron met à disposition de ses quelque 300 associations qui leur permet d'effectuer plusieurs types de démarches et optimiser également les procédures : annuaire des association, gestion des salles et matériel et demande de subvention.   

Actions

Un code a été envoyé à toutes les associations présentes dans le répertoire actuel de la Ville pour se connecter au portail et faire différentes démarches. Toute nouvelle association doit passer par la Direction des sports et de la Vie associative pour se faire connaître.  
 
Cela s'est fait en différentes phases : 
 
> Mars 2018 - Gestion de l'annuaire des associations : 
 Chaque année le service envoyait 300 fiches aux associations afin qu'ils puissent modifier leurs coordonnées et le bureau. Chaque correction était ensuite effectuée pour l'année et en ligne sur le site de la Ville. 
Via le portail, l'association pourra à tout moment faire des modifications sur sa fiche de renseignement ainsi l'annuaire sera à jour constamment. Le service validera toutes modifications. Tous documents de type statuts, bureau, attestation d'assurance... pourront être joints au dossier de l'association. C'est désormais cet annuaire des associations qui est exporté vers le site web de la Ville.

 > Avril-juin 2018 - Gestion des salles : 
 Le service vie associative gérait ses demandes de salles avec l'aide du logiciel métier Résawin, qui depuis juin 2017 n'avait plus de maintenance possible. Le logiciel GMA permet à la direction des sports et de la vie associative de poursuivre sa gestion des salles associatives mais également de gérer les équipements sportifs qui ne pouvaient pas être intégrés dans l'ancien logiciel. 
Via le portail, l'association fait une demande de réservation qui sera ensuite traitée par la DSVA et une réponse pourra être apportée par mail directement via le logiciel. Simplification des procédures de réponse, gain de temps. 
 De plus, ce logiciel permettra de calculer directement les coûts indirects de chaque réservation ou manifestations.  
Il permettra également de générer des factures et de simplifier le système de régie actuel. 
 L'attestation d'assurance (demandée par différents services) est jointe avec la 1ère  demande de réservation via le portail et enregistrée dans le compte de l'association qui n'aura pas à la redonner en cours d'année.  

 >  Septembre 2018 - Demande de subvention : 
Les associations peuvent désormais remplir sur le portail avec les pièces justificatives demandées. 
 Le suivi des dossiers est simplifié car les envois de notification se font directement via le logiciel et par mails. 
 

Outils

https://associations.ville-bron.fr/WEB_MAJ_GMA/

Services

    • Des espaces personnels sécurisés d'archivage et de conservation des données (coffre-fort numérique, carte d'identification et de services professionnels pour les agents…)
    • La confidentialité, le droit d'accès et de modification des données personnelles (la création d'un registre du traitement des données personnelles)
    • Un compte et un suivi personnalisés sur le site de la collectivité (identifiant, mot de passe, France Connect…)
    • Des aides à l'équipement et au fonctionnement numérique en réseau des associations (adhésion en ligne, application servicielle…)
    • La mise à disposition d'espaces physiques ou virtuels accessibles pour le travail associatif
    • Le repérage, l'identification, la géolocalisation des associations locales via des pages ou des applications
    • Un dispositif interactif pour les demandes de subvention et d'information sur les aides aux associations
    • Un dispositif participatif en ligne pour faciliter l'implication des acteurs associatifs dans les décisions les concernant
    • Autre

    Enjeux

      documents attachés