Messagerie hébergée dans le cloud

Publié depuis10/09/2019dernière édition10/09/2019parFatima HoudaïbidansBoé
statut :réalisée
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

Mise en place d’un espace de travail collaboratif à destination des élus et des agents des collectivités.

Actions

La collectivité a externalisé son système de messagerie (solution de type Saas) pour faciliter:
- la mise en place d’un espace de travail collaboratif à destination des élus et des agents de la collectivité.
- et la communication numérique entre les élus et les habitants.
La connexion à cet espace est soumise à une authentification (identifiant et mot de passe) et donne un accès direct à la messagerie électronique, à l’agenda partagé, au partage de documents…  Cette possibilité est offerte à partir de tout ordinateur disposant d’une connexion Internet. Un choix qui facilite également les échanges numériques entre élus et habitants. Pour faciliter l'utilisation de cette plateforme, une formation interne a été organisée. De plus, un manuel utilisateur complet a été remis à l'ensemble des utilisateurs.

Résultats

- Accédez la messagerie électronique et aux autres outils, partout en temps réel
- Collaboration plus efficace entre les élus et les agents de la collectivité
- Communication renforcée entre les élus et les habitants
- Une messagerie évolutive et une réduction des coûts de fonctionnement
- Restez toujours en contact pour faciliter les échanges entre élus et habitants

Bénéfices

L’externalisation présente un certain nombre d’avantages, parmi lesquels une meilleure maîtrise des coûts liés aux prestations informatiques (notamment par mutualisation des prestataires), la réaffectation des équipes internes sur des missions à plus forte valeur ajoutée, ou encore le fait de disposer de compétences disponibles à court terme et de services éprouvés (les prestataires travaillent pour diverses entités, et en connaissent par conséquent les problématiques récurrentes ainsi que les solutions à mettre en œuvre pour les adresser).

Recommandations

Néanmoins, si l’externalisation peut sembler une solution idéale, il convient d’en connaître les pièges et difficultés de mise en oeuvre pour qu’elle demeure efficace.
5 questions essentielles sont à se poser avant de « déposer » les données chez un fournisseur de service externalisé :
Où sont hébergées les données ? Restez-vous propriétaire des données ? À quelles autorités judiciaires les données sont-elles assujetties ? Combien de temps les données sont sauvegardées ? Pouvez-vous facilement récupérer vos données ?
Pour maîtriser les risques de l'infogérance, l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information) a rédigé un guide accessible sur http://www.ssi.gouv.fr/
Par ailleurs, un document relatif « à l'informatique en nuage (cloud computing) » interdit désormais aux collectivités productrices d'archives publiques - toutes en réalité, selon le code du Patrimoine - le recours à des cloud non souverains pour le stockage et le traitement de leurs données.

Outils

Office 365 - Solution en mode cloud Office 365

Services

    • L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
    • La sensibilisation et la formation des élus aux enjeux du numérique ( pourcentage des crédits formations, nombre de séminaires…)
    • Le rapprochement des habitants, des élus et des agents par le numérique (débat en ligne, réseaux sociaux dédiés, budgets participatifs…)

    Enjeux

      documents attachés