SYSTEME D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

Saint-Chamond| Action publiée depuis le16/09/2019| Actualisée le09/06/2020| SERVICE COMMUNICATION
statut :réalisée
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

Il s'agit, via l'intermédiaire du SITIV, syndicat auquel adhère la commune, de proposer une solution pour les archives municipales afin que ce service puisse collecter et conserver les données informatiques, les fichiers dématérialisés...

Actions

Un travail collaboratif a été entamé regroupant les archivistes des communes membres de ce syndicat pour rédiger des outils communs et élaborer une politique commune de gestion des archives électroniques.
L’objectif est de conserver des archives intermédiaires et définitives, comprenant dans un 1er temps des flux PES (recettes et dépenses) et des flux actes (actes réglementaires soumis au contrôle de légalité)
Dans un 2ème temps, le SAE recevra des documents dématérialisés issus des procédures marchés publics ainsi que les pièces financières et comptables (factures grand livre…)

Résultats

1 – collecte, conservation, classement et communication des données publiques numériques de la collectivité
2 – Garantie de l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des documents numériques.
3 – Gain de temps, consultation à distance, économie de papier.
4 – Adoption de normes de nommage et de stockage communes à tous les collaborateurs
5 – Gain de place pour conservation des archives

Bénéfices

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Recommandations

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Outils

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Prestataires & Partenaires

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Services5

    • L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
    • Le recours à des plateformes mutualisées et sécurisées pour les échanges entre administrations
    • Des partenariats publics/privés pour le numérique local
    • L'accès à l'archivage numérique (fonds bibliothécaires, archives municipales…)
    • Une politique de numérisation du patrimoine (muséographie, images numérisées…)

    Enjeux

      documents attachés

        actions connexes