Portail Associations et acteurs locaux

Saint-Chamond| Action publiée depuis le18/09/2019| Actualisée le26/06/2020| SERVICE COMMUNICATION
statut :réalisée
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

La Ville de Saint Chamond souhaite moderniser l’action publique par un meilleur accès aux services publics dématérialisés et pouvoir apporter une réponse personnalisée. Cette volonté s’inscrit dans le plan de mandat :
• Une ville qui fait grandir / une ville pour tous
• Une ville plus citoyenne / une ville plus entreprenante
Cette volonté répond, par ailleurs, aussi aux enjeux de pilotage de l’activité des services et de suivi du traitement de la demande (Démarche qualité de l’administration)
Il s'agit d'un outil de gestion relation citoyen à destination des associations et acteurs locaux accessible depuis le site internet. Les associations et commerçants peuvent depuis janvier 2020, créer un compte et accéder ainsi à plusieurs formulaires de demandes, pour simplifier l’expression de leurs besoins (débits de boisson temporaire, organisation de manifestation, demande de pose de banderoles…).
Cet outil va également permettre, malgré le nombre de services contributeurs importants, d'avoir un interlocuteur unique et de coordonner l'ensemble des actions (logistique, communication, sécurité, occupation de l'espace public...)
Les associations auront très prochainement la possibilité d'effectuer leur demande de subvention, une demande de salle municipale pour leur assemblée générale, réunion et autres animations.

Actions

Pour construire cet outil, un panel d'associations représentatives a été mobilisé pour le tester, ce qui a permis, par leurs retours et leurs critiques, de l'adapter au mieux à leurs besoins. Par la suite, toutes les associations de la Ville ont été invitées en juin 2019 à venir le découvrir et à réagir avant sa finalisation.
Une quinzaine d'agents de la Ville ont aussi été formés à l'utilisation de ce nouvel outil.
Ce service nouveau pour les associations est facultatif puisque toutes pourront continuer à utiliser les anciens médias (courrier papier, rendez-vous au service...) pour effectuer leurs différentes démarches.
Pour cela, il est proposé de :
• Créer le compte de l’association
• Suivre ses demandes en ligne (24h/24h et 7J/7)
• Gérer le profil de l’association (statuts, bureau référents…)
• Réaliser des échanges par le portail des associations et acteurs locaux avec les services qui traitent la demande 

Résultats

• Un outil livré et opérationnel janvier 2020.
• Une évaluation à 6 mois pour ajuster certains formulaires, lien avec service de l’ETA (API fichier national des entreprises et associations) et en déployer de nouveaux formulaires
Cet outil va permettre, malgré le nombre de services contributeurs importants, d'avoir un interlocuteur unique et de coordonner l'ensemble des actions (logistique, communication, sécurité, occupation de l'espace public...)
Démarches possibles 24h/24h pour les associations et acteurs locaux, suivi des démarches, coordination du travail des services…  

Bénéfices

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Recommandations

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Outils

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Prestataires & Partenaires

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Services8

    • La co-production de services avec les acteurs associatifs du territoire
    • La formation des acteurs associatifs à l'utilisation des outils numériques
    • La mise à disposition d'espaces physiques ou virtuels accessibles pour le travail associatif
    • Un dispositif interactif pour les demandes de subvention et d'information sur les aides aux associations
    • Un dispositif participatif en ligne pour faciliter l'implication des acteurs associatifs dans les décisions les concernant
    • L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
    • Un guichet administratif unique local, citer les services ou délégataires partenaires, le lieu (Mairie, Maison de Service Au Public…)
    • Un compte et un suivi personnalisés sur le site de la collectivité (identifiant, mot de passe, France Connect…)

    Enjeux

      documents attachés

        actions connexes