Pour construire cet outil, un panel d'associations représentatives a été mobilisé pour le tester, ce qui a permis, par leurs retours et leurs critiques, de l'adapter au mieux à leurs besoins. Par la suite, toutes les associations de la Ville ont été invitées en juin 2019 à venir le découvrir et à réagir avant sa finalisation.
Les agents de la ville, chargés du traitement de la demande des associations ont été formés au backoffice, des supports de prises main ont été transmis. Un groupe de travail a été mis en place au cours de l’année 2023 pour faire évoluer les fonctionnalités et ainsi toujours mieux répondre aux demandes des associations et acteurs locaux
Il a été décidé de ne pas passer au tout numérique. En effet, les associations, peu à l’aide avec les outils informatiques, peuvent continuer à utiliser les anciens médias (courrier papier, rendez-vous au service...) pour effectuer leurs différentes démarches.
Pour cela, il est proposé de :
• Créer le compte de l’association
• Suivre ses demandes en ligne (24h/24h et 7J/7)
• Gérer le profil de l’association (statuts, bureau référents…)
• Réaliser des échanges par le portail des associations et acteurs locaux avec les services qui traitent la demande