La refonte du site internet de la Ville et le lancement du Guichet Numérique Métropolitain (Toodego) dans lequel la Ville s’est engagée en tant que ville-pilote a conduit la Ville à se réinterroger sur sa gestion de la relation usagers et la place du numérique dans cette dernière. Une phase de diagnostic de l’existant menée conjointement avec le cabinet SYNEOR a eu lieu de juin à novembre 2018. Un important travail est en cours sur les process et outils à mettre en place (tout en insistant sur la nécessité de conserver l’humain au cœur du dispositif).
Dans un premier temps, il a été décidé de travailler de façon prioritaire sur les thématiques suivantes : proximité, tranquillité publique et sujets proches et de s’appuyer sur le même outil que la Métropole de Lyon pour favoriser des développements transversaux tout en veillant à conserver l’indépendance de la ville.
À cette occasion, mi-juin 2019, la Ville de Bron a modifié sa plateforme de démarches en ligne via ce nouvel outil afin de l'interconnecter avec le guichet métropolitain Toodego, et notamment avec sa plateforme de signalement.
Depuis le 12 juillet 2019, deux Directions, les Services techniques et la Direction de la Tranquillité Publique rentrent directement les sollicitations des habitants sur le nouvel outil de GRU. En 2020, la Direction de la Cohésion et du Développement Urbain et la Direction des Affaires juridiques et réglementaires ont intégré ce dispositif.
En parallèle, cela implique nécessairement d’améliorer les outils « SI » mais de repenser également les processus et l’organisation. Quatre sous-projets sont actuellement en cours pour accompagner cette transformation, à savoir :
- la création d’une base de connaissances
- la réalisation du front-office « usagers »
- l’organisation d’une entité GRU
- la refonte du processus courrier
Ce système vise à offrir aux usagers un meilleur accès au service public et à mieux sécuriser les procédures. La solution utilisée permettra en outre de gérer l’ensemble du cycle de vie d’une demande d’usager, que la demande soit exprimée par mail, téléphone, fax, web, courrier, contact direct…