• Des dotations de pc portables permanentes

 • Des mises à disposition de pc portables temporaires

 • Des déplacement de pc fixes pro au domicile

Quelques chiffres :

• Nombre de VPN installés : l’accès au VPN a été autorisé pour 188 agents.  En situation classique, 78 agents sont autorisés à se connecter au VPN. Durant le confinement, nous avons autorisé 110 personnes supplémentaires afin de permettre le télétravail. 

• Nombre d’ordinateur déployés :  92 agents sont dotés de façon permanente d’un PC portable, permettant d’effectuer du télétravail (nous avons dû pour certains leur autoriser l’accès au VPN). 47 agents ont été dotés d’un PC portable de prêt afin d’être placés en situation de télétravail durant le confinement. Pour ce faire, la collectivité a anticipé avec l’achat de 25 ordinateurs portables dès le 13 mars 2020. Enfin, 28 agents ont pu utiliser leur ordinateur fixe professionnel à domicile. 

Des outils personnels (matériels ou logiciels) ont également été utilisés avec l'accompagnement et les conseils du service informatique.

EVALUATION DU DISPOSITIF

En mars et avril 2020, deux questionnaires d'évaluation a été envoyés aux utilisateurs pour permettre d'évaluer et d'améliorer les dispositifs mis en place: un questionnaire sur l'aspect matériel (équipement, connexion...) puis un questionnaire sur l'aspect organisation du télétravail et ressenti des agents.

Plus de 115 réponses ont été collectées et analysées, elles ont permis de dégager quelques grands enseignements sur télétravail au sein de la mairie d'Agen.

Sur le plan technique : 

90 % des agents n'ont pas rencontré de difficulté lors de l'installation et de l'utilisation de leur matériel professionnel à domicile. Côté connexion : 50% des agents disposaient d'une connexion ADSL contre 22 % d'une connexion fibre en utilisant très majoritairement le WIFI. 75 % d'entre eux ont affirmé être satisfaits de leur connexion pour travailler correctement à domicile.  Seulement 25 % des agents ont sollicité le service informatique pour une assistance. L'accès à la messagerie, aux applications métiers et documents n'ont globalement pas posé problème, mis à part parfois quelques lenteurs pour certains agents disposant d'une connexion ADSL trop "faible".

Sur le plan du travail : 

Sur la base d'un autodiagnostic réalisé par l’agent et s'appuyant sur 4 missions principales qu’il a définies au préalable, les activités habituelles ont pu être exercées normalement en dehors du site de travail habituel. Le principal "bémol" s'est porté sur agents ayant des missions impliquant le partage de dossiers physiques importants et confidentiels avec des collègues. 

- Pas de perte de temps pour le trajet / stationnement

- Travailler dans un contexte plus calme, plus serein

- Meilleure gestion du temps de travail

- Moins de sollicitations téléphoniques ou physiques → meilleure concentration 

- Meilleure conciliation vie professionnelle / vie familiale

- Favorise le travail de fond sur des dossiers spécifiques

- Evite des réunions non indispensables

- Renforce la régularité des échanges (renforce le management de proximité) 

- Environnement sécurisant en période de crise sanitaire

- Plus de motivation car gain de temps au niveau des  transports 

- Pas de délimitation entre environnement de travail et environnement familial 

- Manque d’échanges avec les collègues (pertes d’informations communiquées à l’occasion d’échanges informels) 

- Difficultés pour savoir si un collègue est présent au bureau

- Garder des horaires et un rythme de travail adaptés

- Impossibilité de pouvoir informer les collègues d’un problème technique 

- Absence de signature électronique ne permet pas un fonctionnement « normal » 

- Perte de temps si travail en binôme (échanges par mail ou téléphone) 

- Risque en matière de cohésion d’équipe et de dynamique collective  

- Isolement de certains agents, plus compliqué de régler les  difficultés, de comprendre les directives 

- Etre gêné par ses enfants en bas âges