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Mise en place du télétravail sur le plan organisationnel et matériel
statut :réalisée
- prévue
- en cours
- réalisée
Synthèse
La ville d'Aix-en-Provence a développé le télétravail durant la période de confinement de mars à mai 2020 et poursuit cette expérience durant cette nouvelle période
Actions
SUR LE PLAN MATERIEL :
Depuis le 17 mars 2020, jour du premier confinement en France lié à l'épidémie du COVID-19, la DSI de la Mairie d'Aix-en-Provence a fourni aux différents services de la ville un grand nombre de matériel de prêt --> 52 smartphones, 62 ordinateurs portables ainsi que 10 tablettes au Centre Hospitalier du Pays d’Aix. Cela s’ajoute aux 220 ordinateurs portables équipant déjà nos agents municipaux au quotidien.
Avant cette date, le nombre d'accès au réseau ville hors mairie était de 200.
Depuis, la DSI de la ville a ouvert 938 accès réseau de niveau B (messagerie) et niveau C (intranet et applications métiers), 45 de niveau D, sans compter les personnes qui utilisent leurs adresses mails personnelles pour envoyer des messages sur le réseau de la ville au niveau A.
Nous arrivons alors approximativement à 1000 personnes pouvant télétravailler dont plus 938 à 90% comme s'ils étaient au bureau, à l'exception du partage de fichiers en réseau, se faisant dans ce cas grâce à notre outil de partage "Filr".
La Direction Support et l’équipe Helpdesk composées de 15 personnes assurent la Hotline et la maintenance des équipements, spécialisées sur des thématiques précises. Les autres agents ont continué la préparation des machines pour la sortie de confinement du 11 mai 2020.
Depuis le 17 mars 2020, jour du premier confinement en France lié à l'épidémie du COVID-19, la DSI de la Mairie d'Aix-en-Provence a fourni aux différents services de la ville un grand nombre de matériel de prêt --> 52 smartphones, 62 ordinateurs portables ainsi que 10 tablettes au Centre Hospitalier du Pays d’Aix. Cela s’ajoute aux 220 ordinateurs portables équipant déjà nos agents municipaux au quotidien.
SUR LE PLAN DES ACCES TELETRAVAIL :
Depuis, la DSI de la ville a ouvert 938 accès réseau de niveau B (messagerie) et niveau C (intranet et applications métiers), 45 de niveau D, sans compter les personnes qui utilisent leurs adresses mails personnelles pour envoyer des messages sur le réseau de la ville au niveau A.
Nous arrivons alors approximativement à 1000 personnes pouvant télétravailler dont plus 938 à 90% comme s'ils étaient au bureau, à l'exception du partage de fichiers en réseau, se faisant dans ce cas grâce à notre outil de partage "Filr".
Les différentes Directions de la DSI ont accompli différentes missions pour rendre opérationnel le télétravail :
La Direction Systèmes et Réseaux a poursuivi la mise en place d'une infrastructure technique permettant le télétravail en augmentant le nombre de serveurs et en doublant les équipements.
Elle a notamment mis en place des outils permettant l'accès aux applications professionnelles de manière sécurisée depuis internet. Nous poursuivons en parallèle le déploiement massif des outils d'échanges collaboratifs (Messenger, Webex Teams, Filr et Vibe).
Le service Téléphonie et communication numérique assure également un travail remarquable, en grande partie en présentiel pour les trois agents afin de répondre à toutes les demandes : nombreux dépannages sur les différents sites de la ville, transferts d’appels et préparation de téléphones portables de prêt afin de permettre aux agents en télétravail de travailler comme s'ils étaient sur leur lieu de travail.
Il faut également mentionner depuis deux semaines une hausse de sollicitation liée à l'augmentation du nombre de visioconférences à mettre en place en salle du Conseil des Adjoints, permettant de maintenir un lien avec le directeur de l’hôpital d’Aix-en-Provence, l’ARS, les acteurs de l’économie, de la culture et du sport.
La Direction des développements numériques étend le déploiement de nouveaux logiciels en télétravail. Aujourd’hui sont accessibles 65 applications contre 2 au 17 mars 2020.Parmi ces 65 applications nous comptons : Astre, AirsDelib, Sedit RH, la GEP, Marcos Web, Support DSI, logements sociaux, plan canicule (aujourd'hui devenu COVID-19), intranet, Aix-agents, le site de la caisse d'entraide et des services, Gecco, Fusion salamandre, économat, contentieux, éternité, iGeodia, iGeoPC mais également Maarch, notre logiciel de gestion du courrier, qui a demandé trois semaines de travail pour permettre son utilisation à distance.
Le développement et la mise en place en un temps record de l'application "Masque" pour la distribution de 300 000 masques pour les Aixois a été une réussite pour notre ville.
Un nouveau projet a été lancé par la ville, en partenariat avec la Semepa et la société Hexa, dont l’objectif est la mise en place d’un site web et d’une application mobile "Tout Aix" pour aider les commerçants à maintenir leur activité en leur permettant de vendre leurs produits et services malgré le confinement. Cette plateforme est active depuis le 28 avril 2020.
Un énorme travail de dématérialisation a eu lieu pour permettre aux familles de ne pas avoir à se déplacer pour l’inscription périscolaire (cantine, garderie, activités diverses en dehors du temps de cours des enfants). Ce système est opérationnel depuis avril 2020.L'école Numérique : l’utilisation par l’ensemble des écoles de l’ENT (Espace Numérique de Travail), mis en place par la société One, est montée en flèche depuis le 17 mars 2020.
Du 1 au 19 avril, nous avons recensés 100 673 connexions contre 20 000 mois en février 2020.
Pour finir, une autre activité est à noter : l'installation dans les écoles de TNI (Tableau Numérique Interactif) avec la société Com Network dans plus de 15 écoles, notamment les écoles : la Mareschale (x 2), Sallier, Val Saint André, Cuques maternelle, Couteron, Bremond maternelle, Sextius, etc.).
Résultats
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services9
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'accompagnement du télétravail (incitations, tiers-lieux, exemplarité avec le télétravail de certains agents territoriaux…)
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
- Un guichet administratif unique local, citer les services ou délégataires partenaires, le lieu (Mairie, Maison de Service Au Public…)
- Des outils de communication et de diffusion d'informations (lettre d'informations, flux RSS, SMS, flashcode, applications, réseaux sociaux…)
- Des services télécom adaptés aux besoins des entreprises
- L'équipement, l'information, la formation aux systèmes et aux logiciels libres
- Des applications spécifiques pour la mobilité (sur smartphones et signalétique numérique, QR codes, panneaux…)
