Villes Internet - Rencontres régionales

Villes Internet et la ville d’accueil de la rencontre se sont mis d’accord pour organiser une rencontre entre les acteurs locaux préoccupés par les enjeux citoyens d’Internet. Cette rencontre s’articule autour de différents principes et modalités que Villes Internet et la ville d’accueil s’engagent à respecter.

1.   Accord de principe

L’accord entre la ville et Villes Internet se matérialise par une lettre envoyée par Villes Internet et signée puis renvoyée par le Maire, dans laquelle les principales modalités d’accueil sont établies.

2.   Etablissement du programme de la Rencontre

A/ Thèmes

Lors de la rencontre, il est donné priorité aux thèmes que la ville d’accueil souhaite voir abordés au sein de sa région. Le programme définitif est établi et arrêté avec l’accord de Villes Internet.

Bien entendu, Villes Internet peut jouer un rôle de conseil et d’impulsion lors de l’identification des thèmes, et ce en concertation avec la ville.

Une fois établi, le programme ne peut être modifié sans le consentement des deux parties.

A titre indicatif, les rencontres se tiennent sur une journée (9h30-16h30/17h).

B/ Intervenants

• Les personnes animant et intervenants lors des débats sont identifiés par la ville et par Villes Internet, en concertation.

• Il est donné priorité aux acteurs locaux publics ou parapublics de l’Internet, et les présentations de produits ou de services commerciaux doivent se tenir en marge du débat, si possible dans une autre salle que celle accueillant la rencontre.

• Il est souhaitable qu’une moyenne de trois intervenants par table ronde soit respectée, afin qu’il reste du temps pour que les personnes présentes dans la salle puissent intervenir.

• Aucune présentation en Powerpoint ne doit être acceptée le jour de la rencontre.

3. Invitations aux villes

Villes Internet communique à la collectivité la liste des “ Villes Internet ” de la région. La ville d’accueil reste maître des invitations qu’elle souhaite lancer ; c’est elle qui procède à la réalisation de l’invitation, à son envoi par courrier, et qui en prend le coût à sa charge. Il est souhaitable qu’un grand nombre des villes et communes de la région soient conviées.

De même, les acteurs locaux de l’Internet (collectivités, écoles, associations, élus..) sont en principe invités, afin que les débats se nourrissent de l’échange des points de vue et des expériences.

Une invitation officielle sera envoyée par courrier aux cabinets des maires et services communication des mairies, par la ville d’accueil de la rencontre. 

Concernant les relances des invitations, les deux parties s’engagent à effectuer des relances (Villes Internet prenant à sa charge les relances des “ Villes Internet ” de la région) au moins quinze jours avant la rencontre.

La ville d’accueil s’assurera cependant de l’établissement d’une liste de présence.

4. Éléments indispensables sur les différents outils de communication

Sur tous documents publiés, la ville doit faire apparaître obligatoirement:

• La mention “ Xème Rencontre Régionale Villes Internet à l’initiative de la ville de X ” (invitations, programme, etc).

• Le logo de Villes Internet (transmis par notre coordinatrice) et celui de la ville qui accueille les rencontre.

• Le logo des partenaires Villes Internet suite à la signature d’une convention de partenariat entre les deux parties.

• La région et le nombre exact d’arobases obtenues au Label Ville Internet. 

• Le lieu exact de la manifestation.

• Lors de l’élaboration du programme, la ville doit détailler la thématique choisie par un court texte de 3 à 5 lignes, présentant l’objectif du thème.

• L’adresse du site Villes Internet et du site de la ville doit apparaître également sur tous documents papier.

5. Prise en charge des organisateurs

La ville prend à sa charge le transport, l’hébergement et les repas des organisateurs.