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Synthèse
Dans l’optique d’une meilleur gestion des courriers au sein de la mairie avec une bonne organisation et un suivie qui viserait à pallier au manquement dans chaque direction et service, mensuellement la Mairie de petit-Bourg reçoit en moyenne 150 courriers à traité.Afin de permettre un suivi et un traitement rapide, le logiciel courrier Elise a été installé.Chaque direction dispose d'une boîte mail dans lequel sont transférés les courriers numérisés.Les courriers sont traités dans un délai prédéfinis d'après leur catégorie.
Actions
Former en amont des agents qui traitent les courriers (secrétaires, Responsables, Directeurs)Créer les comptes par Direction et par services en adéquation avec l'organigrammeRéorganiser le service CourrierInstaller le logiciel sur le réseau pour permettre un accès à chaque agentEtablir une codification des courriers numérisésCommuniquer en interne sur le lancementNumériser tous les courriers
Résultats
Depuis janvier 2011, plus de 2400 courriers ont été traités par le logiciel Elise.Les délais de réponse ont été raccourci et la qualité du service rendu se trouve améliorerDe plus, on retrouve une traçabilité depuis la réception du courrier jusqu'à la clôture du courrier qui sera archivé.La recherche d'un courrier se trouve faciliter.D'autres modules seront proposés pour aller vers une dématérialisation complète des courriers.
