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Synthèse
En septembre 2017, le service Communication associé au service Développement Numérique et Réseau a lancé son nouvel intranet "Intranet Choisy".
Ce nouvel intranet est destiné à tous les agents de la ville qu'ils soient dans un bureau ou en mobilité.
Ce nouvel intranet est destiné à tous les agents de la ville qu'ils soient dans un bureau ou en mobilité.
Actions
L'intranet, ou plutôt extranet permet à tous les agents de la ville un accès à tous les documents ressources, aux informations de communication interne, aux informations RH ...
Il est accessible en dehors du réseau de la ville et propose une version accessible sur smartphone afin de permettre aux agents en mobilité d'avoir un accès facilité.
Cet outil permet également de créer des espaces collaboratifs de travail afin de permettre à différents services d'avoir un espace de travail commun sur un projet transversal.
Cet outil permet également de créer des espaces collaboratifs de travail afin de permettre à différents services d'avoir un espace de travail commun sur un projet transversal.
Afin de répondre au plus près des attentes des utilisateurs, le service Communication a monté un groupe projet réunissant avec le service Développement Numérique et Réseaux tous les services "supports" (RH, Prévention Santé Sécurité, accueil, Archives, DG)
Ce groupe de travail a permis de recenser les besoins et les attentes des agents.
Ce groupe de travail a permis de recenser les besoins et les attentes des agents.
Une newsletter envoyée tous les 15 jours renvoie sur l'intranet et propose des actualités, des liens pratiques, un rappel des outils existants etc
L'intranet est régulièrement mis à jour par le service communication et par des services contributeurs (RH, Informatique, Archives, Direction générale...)
Résultats
L'intranet permet donc de :
• Mieux informer les agents (en tant que membre de la collectivité et d'un service)
• Centraliser l'accès à des référentiels et procédures facilitant ainsi les tâches des agents et des services supports (concourt aussi à la dématérialisation)
• Travailler en commun sur des projets
• Accéder aux informations et procédures utiles aux agents en tant que salariés
Fin 2018, une enquête interne a révélé que les informations publiées répondent aux attentes des agents.
En moyenne, on observe 388 connexions dans le mois.
La newsletter se révèle être un bon outil de communication. Sur une note de 1 à 5, près de 40% des agents lui attribuent une note de 3.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services5
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
- Des outils de communication et de diffusion d'informations (lettre d'informations, flux RSS, SMS, flashcode, applications, réseaux sociaux…)
- L'hébergement de sites, blogs ou pages personnelles par la collectivité
