La GED permet de partager en interne comme en externe des documents en en facilitant l'accès aussi bien aux agents qu'aux élus. Elle permet une synchronisation avec les outils bureautiques (word, excel, outlook...) et d'avoir en ligne la dernière version du document consulté. Dans la mesure où les utilisateurs, agents et élus, ont accès à la GED, des impressions ou des envois par mails peuvent ainsi être évités représentant un geste pour la planète.