Projet « Intranet pour tous » - Phase 3 (Synthèse)

Publié depuis 21/09/2014 dernière édition 05/10/2017 par Youness EL YAAKOUBI dans Narbonne
statut :réalisée
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

La refonte de l’intranet rentre dans sa dernière phase (3) qui consiste à former les agents et mettre en place une étape de mise en production « expérimentale » auprès de certains services majeurs.

Actions

Dans le cadre de la mise à jour de ses outils multimédias, la Ville de Narbonne a souhaité se doter d’un outil performant, avec la refonte totale de son site Intranet pour obtenir un site collaboratif tourné vers les agents, qui soit la base de référence pour toute information sur la vie interne de la collectivité. La refonte de l’intranet rentre dans sa dernière phase (3) qui consiste à former les agents de la ville et mettre en place une étape de mise en production « expérimentale » auprès de certains services majeurs. Voici une synthèse du projet depuis le début : Au niveau de l’accès à l’Intranet pour Tous : Solutions techniques :Création d’un profil informatique avec une boite Email par agentMise en place de terminaux partagés dans les services ou structures pour les agents non dotés d’un poste informatique dédié = 54 terminaux ont été installés dans les services, les écoles et les crèchesRecensement, puis Formation des agents à l’utilisation des outils Intranet et de la messagerie Au niveau du Site Intranet : Solutions techniques :Le nouveau site sera accessible aussi bien en interne que depuis l’extérieurIl sera intégré avec les outils bureautiques récemment mis en place (Office 2013)Il sera participatif avec des espaces réservés à l’expression des agents (ex : petites annonces, forums, présentation des métiers, …)Il sera collaboratif avec des espaces de travail partagés entre agentsIl recensera l’ensemble des documents utiles à l’information de tous les agentsIl présentera l’ensemble de l’actualité de la vie des services

Résultats

Tous les terminaux ont été installés, et tous les comptes messageries créés.Les Formations ont été mise en place tout au long de cette année depuis le mois de janvier, et s’étendent jusqu’au premier trimestre 2015.Le Site Intranet est en cours de développement, et fera l’objet d’une première utilisation expérimentale auprès des directeurs, des chefs de service et des futurs contributeurs, avant la mise en ligne, prévue en janvier 2015.Le lancement de ce nouvel outil fera l’objet d’une campagne de lancement spécifique, articulée autour de supports numériques et vidéo.

Recommandations

Dans le cadre de la mise en place d’un site Intranet, il est indispensable de s’assurer du soutien de l’autorité territoriale. Afin de maximiser les chances de réussite du projet, il est impératif de mettre en place un comité de pilotage, où les services Informatique, Communication et Ressources Humaines doivent travailler de concert. Ce projet repose sur l’adéquation et l’optimisation des ressources internes, et trouve son intérêt dans un travail de co-construction. Quelques étapes clés pourraient être : - Intégration d’une équipe éditoriale, définition des responsabilités (avant, pendant et après la mise en ligne) - Définition des besoins fonctionnels, des besoins d’évolutions (fréquence de mise à jour, gestion des contenus) et du planning - Définition d'une plate-forme de développement (existant, interne / externe) : choix techniques - Rédaction d’un cahier des charges (Interne/externe) - Choix de la réalisation (Interne/externe, outils CMS)

Outils

Microsoft Sharepoint

Prestataires & Partenaires

YES

Services

    • L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
    • L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
    • L'équipement, l'information, la formation aux systèmes et aux logiciels libres

    Enjeux

      documents attachés