La convention est signée par le Maire, le directeur de l'établissement scolaire et le (ou les) utilisateur (l'enseignant). Dans un préambule est rappelé la politique d'informatisation et d'équipement de la Ville envers les écoles publiques, de même que l'intérêt de ce nouveau matériel pédagogique. L'objet de la convention détaille les caractéristiques de l'ordinateur portable associé au vidéoprojecteur, ainsi que les accessoires fournis (matériels, logiciels...), avec mention du coût. Sont ensuite détaillées les conditions d'utilisation, les règles d'usage, de déontologie et de responsabilités, mais aussi les conditions de garantie et de maintenance. L'ensemble de cette convention permet ainsi de poser clairement les responsabilités de chaque partie prenante.

Ces conventions sont actualisées et renouvelées tous les ans.