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Synthèse
A l’occasion de l'application de la réforme des rythmes scolaires et de la mise en œuvre de son plan numérique, la Ville d’Oullins souhaite à la fois améliorer sa gestion et son efficacité administrative en se dotant d’un logiciel permettant de couvrir l’ensemble des services proposés aux familles, et aussi faciliter la relation avec les administrés en se dotant d’un « portail familles ».
Actions
En septembre 2015, la Ville se dote d'un outil de gestion commun à l’ensemble de ses services scolaires ou jeunesse visant à : faciliter les démarches administratives des familles et améliorer la relation de la collectivité avec les familles, garantir une sécurité optimale dans le suivi des enfants et jeunes accueillis, faciliter la gestion quotidienne des services petite enfance, scolaire, jeunesse et sports. L'offre logicielle s'articule autour d'un « dossier famille » centralisé, cœur du système d'information, qui sert de passerelle à l'ensemble des modules et répertoriant les informations personnelles nécessaires aux différents services proposés.
En outre, ce logiciel est couplé à une solution clé en main de portail famille, permettant de proposer, via le site internet de la Ville un ensemble de télé-services, accessibles par l'intermédiaire d'un « compte famille ». Ces télé-services incluent notamment la possibilité de payer en ligne les prestations assurées par la Ville, de préinscrire les enfants et les jeunes sur les différentes activités, d’informer et de communiquer en direction des familles ou des intervenants, de suivre le planning de l’enfant, d’éditer des attestations.
L’ergonomie du site constitue un point important : le portail familles est indifféremment accessible d’un ordinateur classique, d’un smartphone ou d’une tablette numérique.
Organisation
Cette simplification pour les familles se concrétise également sur d'autres éléments organisationnels :
- création d'un Point accueil familles centralisant les demandes,
- création d'un dossier unique d'inscription (cantines, activités périscolaires) pour l'ensemble des élèves.
Planning
juin-juillet 2015 : formation du personnel
fin juin 2015 : distribution aux familles du dossier unique d'inscription (retour : 28 août)
septembre 2015 : déploiement du logiciel dans toutes les écoles
novembre 2015 : lancement du portail
janvier 2016 : extension au secteur petite enfance
Evolution en 2017
En outre, ce logiciel est couplé à une solution clé en main de portail famille, permettant de proposer, via le site internet de la Ville un ensemble de télé-services, accessibles par l'intermédiaire d'un « compte famille ». Ces télé-services incluent notamment la possibilité de payer en ligne les prestations assurées par la Ville, de préinscrire les enfants et les jeunes sur les différentes activités, d’informer et de communiquer en direction des familles ou des intervenants, de suivre le planning de l’enfant, d’éditer des attestations.
L’ergonomie du site constitue un point important : le portail familles est indifféremment accessible d’un ordinateur classique, d’un smartphone ou d’une tablette numérique.
Organisation
Cette simplification pour les familles se concrétise également sur d'autres éléments organisationnels :
- création d'un Point accueil familles centralisant les demandes,
- création d'un dossier unique d'inscription (cantines, activités périscolaires) pour l'ensemble des élèves.
Planning
juin-juillet 2015 : formation du personnel
fin juin 2015 : distribution aux familles du dossier unique d'inscription (retour : 28 août)
septembre 2015 : déploiement du logiciel dans toutes les écoles
novembre 2015 : lancement du portail
janvier 2016 : extension au secteur petite enfance
Evolution en 2017
Au vu des retours du point de vue des utilisateurs municipaux et des usagers Oullinois, la Ville d'Oullins a demandé des évolutions techniques à l'éditeur de logiciel qui se sont concrétisées en septembre 2017. Les deux outils numériques (logiciel et portail) sont régulièrement évalués en vue d'améliorer l'expérience utilisateur.
Evolution en 2019
En 2019, il a été décidé de faire évoluer le portail pour bénéficier de nouvelles fonctionnalités :
- paramétrage du calcul automatique du quotient familial,
- suivi plus efficace des impayés,
- tableau permettant le calcul de la PSU en fonction du taux de facturation,
- nouveau calendrier plus ergonomique pour affichage des activités périscolaires.
Résultats
Statistiques au 1er septembre 2017 :
- 2 645 comptes crées
- 2 632 comptes actifs
Pour information, Oullins compte 2 293 écoliers à la rentrée 2017.
- 2 645 comptes crées
- 2 632 comptes actifs
Pour information, Oullins compte 2 293 écoliers à la rentrée 2017.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services6
- Un compte et un suivi personnalisés sur le site de la collectivité (identifiant, mot de passe, France Connect…)
- Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
- Un guichet administratif unique local, citer les services ou délégataires partenaires, le lieu (Mairie, Maison de Service Au Public…)
- Des informations et des services pratiques en ligne sur la vie scolaire
- L'accompagnement des publics scolaires, des enseignants, des animateurs, aux usages du numérique
- L'équipement matériel et logiciel des établissements scolaires et/ou des familles
