l’Espace Famille Numérique

Publié depuis15/11/2016dernière édition19/11/2018parStella RaultdansBoulogne-sur-Mer
statut :réalisée
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

La collectivité s’est engagée dans la simplification des démarches administratives entre administrations et usagers.
A la rentrée 2017, l’inscription aux à la garderie et à la cantine s’est faite directement en ligne au travers d’un portail accessible sur le site de la ville de Boulogne-sur-Mer. 

Actions

Le portail Web « Espace Famille » est un guichet en ligne, accessible à partir de n’importe quel point d’accès Internet, permettant aux familles d’effectuer de nombreuses démarches, auprès des services de la Ville de Boulogne-sur-Mer.
Depuis 2015, la collectivité a engagé une réflexion sur la simplification des démarches administratives entre administrations et usagers. Le choix c’est arrêté vers la mise en place d’un « Espace Famille » sur le site internet de la Ville, les boulonnais pourront ainsi payer en ligne les services périscolaires tels que la restauration, la garderie et l’étude. L’inscription aux accueils de loisirs ainsi qu’aux Temps d’Activité Périscolaire se feront exclusivement en ligne dans un espace sécurisé.
En d’octobre 2016, une fiche d’inscription unique pour les TAP, la cantine et la garderie a été envoyée avant chaque nouvelle période scolaire.
Depuis juin 2017 une phase-test  a été programmée. Les familles des élèves inscrits dans deux écoles Grimm-Andersen et Fémeland-Dezoteux peuvent réaliser leurs démarches administratives (inscription aux TAP, à la garderie et à la cantine) directement en ligne sur l’espace famille : https://www.espace-citoyens.net/boulognesurmer
Chaque famille peut créer aujourd’hui son espace personnel accessible par un identifiant et un mot de passe.

Résultats

La dématérialisation des tickets de restauration et de garderie a été généralisée à l’ensemble des écoles primaires et maternelles en mai 2018. Elle sera accessible pour les crèches en 2019. Et une réflexion est en cour pour que les activités de l’Ecole Municipale d’Arts puissent être aussi payées au travers de ce portail.
Les administrés ont aussi la possibilité de consulter sur cet « Espace famille » des informations générales concernant les activités (voyages scolaires, fête des écoles etc.), les perturbations (ex. : mouvement grèves) et les modalités d’inscriptions aux divers services proposés. Les boulonnais peuvent effectuer leur règlement directement par carte bancaire sur une plateforme sécurisée.

Bénéfices

La dématérialisation des tickets de restauration et de garderie offre un vrai gain de temps aux familles qui n’ont plus besoin de se déplacer à l’Hôtel de Ville. Les facturations de cantines sont éditées sur une facture unique par famille.

Les règlements en espèces ou chèques sont toujours acceptés en Mairie. 85 % des paiements sont aujourd’hui dématérialisés. Ce qui a considérablement changé les missions des agents du service enseignement. Un agent assume l’animation du portail famille fournissant du contenu actualisé, il gère aussi plus finement, au travers du portail, la relation avec les familles (questions, renseignements, envoi de documents, mises à jours en flux continu). Les familles sont ainsi mieux suivis et accompagnée.

74 connexions quotidiennes en moyenne pour les familles avec leurs identifiants (chiffre en constante progression).
En 2017, 6 écoles sont passées au système dématérialisé.
En 2018, en moyenne 52 demandes sont déposées à la journée. (21 écoles au total)
En 2017 496  espaces familles ont été créés – en 2018 : 1334
Durée moyenne d'une assistance téléphonique : 1 à 3 minutes ( variable selon les difficultés rencontrées par les usagers :
- Oubli de mot de passe - saisie de la Clé Enfance - Réservations bloquées au lendemain - incompréhension du système de signalement d'absence...)


Recommandations

Les personnes qui ne disposent pas d’Internet pourront s’inscrire sur des bornes en accès libre ou contacter le service « Enseignement » qui les guidera dans leurs démarches.

Outils

Concerto d’Arpége

Services

    • Des services cibles, parcours personnalisés ou sites dédiés par profil d'usagers
    • Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
    • L'accès aux droits et démarches administratives (information juridique, information pratique, services interactifs, médiation numérique…)
    • L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
    • L'accès facilité aux centres de loisirs municipaux, activités périscolaires, vacances (inscription, paiement en ligne)
    • Le paiement en ligne d'activités de loisirs
    • Des espaces personnels sécurisés d'archivage et de conservation des données (coffre-fort numérique, carte d'identification et de services professionnels pour les agents…)
    • La confidentialité, le droit d'accès et de modification des données personnelles (la création d'un registre du traitement des données personnelles)
    • La déclaration des fichiers à la CNIL, la désignation d'un délégué à la protection des données personnelles
    • Un compte et un suivi personnalisés sur le site de la collectivité (identifiant, mot de passe, France Connect…)

    Enjeux

      documents attachés