Des élus équipés d'une tablette numérique et d'une messagerie individuelle (KBOX)

Publié depuis29/08/2017dernière édition18/11/2019parFORGEARD CédricdansCC du Pays Fléchois
statut :réalisée
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

Dans le cadre de la modernisation des procédures et de la dématérialisation des actes, La Communauté de Communes du Pays Fléchois équipe l'ensemble des élus communautaires (environ 60 élus) d'une tablette tactile équipée d'une boîte aux lettres individuelle sécurisée (KBOX) qui permet aux élus de recevoir de partout et n’importe quand leurs documents numériques.

Actions

Accessible via Internet, la KBox est un espace personnel, opérationnel 24h/24 et 7j/7, qui rassemble tous les documents nécessaires à l’exercice des mandats. Cet outil pratique dans l’univers pluri-fonctions des élus mobiles, leur permet de télécharger des rapports de plusieurs dizaines de Mo, milliers de page, en un temps minime (quelques secondes suffisent).

Pour assurer une bonne prise en main et utilisation, L'Espace Multimédia de la Communauté de Communes du Pays Fléchois a organisé plusieurs sessions de formation pour les élus communautaires.


Résultats

la KBox fait gagner un temps considérable à l’élu dans l’exercice de ses missions ! Les élus sont ainsi plus à l’aise dans leur mobilité et l’accomplissement de leurs nombreuses missions, en toute efficacité. Des économies (à terme) sur les dépenses de papier et les frais de correspondance. Les élus participent à l’effort de dématérialisation de la collectivité.
Accès via wifi aux contenus des sites collaboratifs.

Bénéfices

D’un point de vue environnemental et financier, la communication électronique des documents est très efficaces. Pour une collectivité de taille moyenne, l’organisation d’un Conseil représente en effet des centaines de kilos de papier par mois. S’affranchir de ces dépenses est un atout durable non négligeable.

Recommandations

La KBox sur iPad offre encore plus de fonctionnalités : l’annotation, le marquage, le partage des documents notamment, avec de nombreuses fonctions d’édition et de classement.

Outils

Tablette + logiciel KBOX

Prestataires & Partenaires

QUALIGRAF

Services

    • Le rapprochement des habitants, des élus et des agents par le numérique (débat en ligne, réseaux sociaux dédiés, budgets participatifs…)
    • L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
    • La sensibilisation et la formation des élus aux enjeux du numérique ( pourcentage des crédits formations, nombre de séminaires…)
    • La formation au numérique des acteurs économiques et des agents territoriaux (nombre de journées)

    Enjeux

      documents attachés