Espace CITOYEN / Etape 1 "Famille"

Charenton-le-Pont| Action publiée depuis le30/10/2017| Actualisée le13/11/2023| Guillaume Collet
statut :en cours
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

Charenton disposait déjà d'un Espace Famille, mais restreint de par ses fonctionnalités et sa version devenue obsolète. Ce fut l'occasion de passer à l'étape supérieure, de voir plus grand et plus efficace. La municipalité a donc décidé de monter en compétence grâce à la mise en place d'un vrai portail citoyen. Compte-tenu de l'ensemble des services à développer ou faire basculer, du grand nombre d'agents concernées, la stratégie retenue fut de procéder par étapes.

La première phase de ce vaste projet qui concerne le thème de la famille a été piloté par la Direction des Systèmes d'Information. De nombreux autres services ont été mis à contribution tels que l'Enfance/Education, la Petite Enfance, la Jeunesse, ainsi que la Communication. Suivront ensuite les phases des affaires civiles, puis de la culture.

Ce nouveau portail appelé "Mon Espace Ch@renton" est une vraie réussite et continue d'être amélioré au fur et à mesure.


Actions

- Le prestataire Arpège qui fournissait l'ancien système a été reconduit.
- Nous sommes passés à la version de Concerto Opus (gestion des bases familles)
- La DSI a fait un important travail d'installation et de connexion des services et outils 
- L'interface web/portail a été installée
- Une stratégie de communication a été mise en place pour informer les familles via courrier, newsletter, site web mais surtout le discours du Maire lors de ses vœux à la population.
- Des supports d'aide en ligne, de tutoriaux et un numéro de hotline ont été mis à disposition
- Mise en ligne officielle le 11 janvier 2017
- Les agents reçoivent les personnes qui ont du mal avec ce nouvel outil afin de les assister et de les former.

Résultats

- Cet espace citoyen permet notamment de consulter son dossier famille, de réaliser des démarches familiales, de suivre l’avancement des demandes en cours, d'inscrire des enfants à des sorties, des séjours ou la cantine ainsi que de consulter et payer ses factures.
- Depuis sa mise en ligne à aujourd'hui, la fréquentation de Mon Espace Ch@renton correspond à 39% des pages vues du site, soit 437 000 pages. Il est devenu l'outil/service d'entrée principal des Charentonnais. Des données fort satisfaisantes car il va se compléter avec les "briques" affaires civiles et culture. Le taux de rebond est très bas : 20.75 %
- Le nombre de vues uniques est de 246 547.  Lors d’événements particuliers tels que des inscriptions en ligne, il arrive d'y en avoir entre 2500 et 3900 en un jour.
- En février, 1372 comptes avaient été créés. En juin il s'agissait de 2368, soit 82% des familles identifiées sur Charenton.
Début novembre 2017 : 2884 soit environ 99 % !!!
- Seules 10 familles seulement ne sont pas informatisées ou ne veulent pas utiliser Mon Espace Ch@renton)
- Les Charentonnais, qui au départ étaient très critiques face à ce changement, sont finalement conscients de l'efficacité de ce portail citoyen. La stratégie a été de proposer à toute personne qui appelait pour un souci, de venir le traiter en direct avec un agent. Cette proximité à permis d'améliorer la communication et la relation entre la Ville et les familles. Les demandes, nombreuses au lancement sont devenues sporadiques. Effectivement, une fois les cas gérés, expliqués ; une fois les familles formées et rassurées, elles ont pu se sentir à l'aise et capable de comprendre d'elles mêmes les nouvelles configurations.

Bénéfices

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Recommandations

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Prestataires & Partenaires

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Services13

    • Des services cibles, parcours personnalisés ou sites dédiés par profil d'usagers
    • Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
    • L'accès aux droits et démarches administratives (information juridique, information pratique, services interactifs, médiation numérique…)
    • L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
    • L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
    • Des outils de communication et de diffusion d'informations (lettre d'informations, flux RSS, SMS, flashcode, applications, réseaux sociaux…)
    • L'accès facilité aux centres de loisirs municipaux, activités périscolaires, vacances (inscription, paiement en ligne)
    • Le paiement en ligne d'activités de loisirs
    • Des informations et services en ligne sur le périscolaire et la communauté éducative
    • Des informations et des services pratiques en ligne sur la vie scolaire
    • Des espaces personnels sécurisés d'archivage et de conservation des données (coffre-fort numérique, carte d'identification et de services professionnels pour les agents…)
    • La confidentialité, le droit d'accès et de modification des données personnelles (la création d'un registre du traitement des données personnelles)
    • Un compte et un suivi personnalisés sur le site de la collectivité (identifiant, mot de passe, France Connect…)

    Enjeux

      documents attachés

        actions connexes