Informations réservées aux membres.
> En savoir plus
> Se connecter
Un nouvel intranet pour l'administration commune Ville et Agglomération d'Agen
statut :réalisée
- prévue
- en cours
- réalisée
Synthèse
Lancé en janvier 2022, ce nouvel outil de travail entièrement personnalisable est partagé par l'ensemble des agents de la collectivité mutualisée Ville et Agglomération d'Agen
Actions
LES GRANDS AXES DU PROJET :
- Un site accessible aussi bien en interne qu’en externe avec identifiant et mot de passe, y compris pour les agents ne disposant pas de PC sur leur lieu de travail.
- Un intranet accessible sur tous les supports : PC, tablettes et smartphones).
- Proposer un accès personnalisé par profil pour tous les utilisateurs en un lieu unique avec les outils et les informations dont ils ont besoin
- Un site accessible aussi bien en interne qu’en externe avec identifiant et mot de passe, y compris pour les agents ne disposant pas de PC sur leur lieu de travail.
- Un intranet accessible sur tous les supports : PC, tablettes et smartphones).
- Proposer un accès personnalisé par profil pour tous les utilisateurs en un lieu unique avec les outils et les informations dont ils ont besoin
- Proposer une nouvelle charte graphique reflétant l'administration commune Ville et Agglomération
- Proposer une refonte complète de l’arborescence pour une utilisation centrée sur l'utilisateur et ses besoins (personnalisation de l'interface et des notifications, accès aux applicatifs métiers selon le profil...)
LES NOUVELLES FONCTIONNALITÉ :
- Module de personnalisation de la page d’accueil
- Proposer une refonte complète de l’arborescence pour une utilisation centrée sur l'utilisateur et ses besoins (personnalisation de l'interface et des notifications, accès aux applicatifs métiers selon le profil...)
LES NOUVELLES FONCTIONNALITÉ :
- Module de personnalisation de la page d’accueil
- Module de gestion d’agendas
- Module de notifications automatiques par email
- Module de photothèque
- Module de gestion des forums de discussion
- Module de gestion de petites annonces
- Moteur de recherche plus performant
- Outil de gestion des ressources (réservation de salles, de matériels, de véhicules...)
UNE NOUVELLE ARBORESCENCE CENTRÉE SUR LES BESOINS DE L'AGENT AUTOUR DE 4 GRANDS THÈMES :
- Ma collectivité
- Ma vie pro
- Outils et ressources
- Mon quotidien
- Ma collectivité
- Ma vie pro
- Outils et ressources
- Mon quotidien
LE CALENDRIER DU PROJET :
- 1er semestre 2021 : conception du cahier des charges et lancement de la consultation publique
- 2e semestre 2021 : choix du prestataire, conception et phase de test
- 1er janvier 2022 : lancement du nouvel intranet de l'administration commune
- 2e semestre 2021 : choix du prestataire, conception et phase de test
- 1er janvier 2022 : lancement du nouvel intranet de l'administration commune
L'ACCOMPAGNEMENT ET LA FORMATION DES AGENTS :
- Envoi d'un mail général de présentation et d'explication de la méthode de connexion
- 600 courriers environ ont été adressés en décembre 2021 au domicile des agents ne disposant pas de postes informatiques, mais pouvant se connecter avec leur matériel personnel et qui disposent d’un contrat de plus de 3 mois (envoi à chacun d’une notice explicative avec identifiant et mot de passe unique).
- 600 courriers environ ont été adressés en décembre 2021 au domicile des agents ne disposant pas de postes informatiques, mais pouvant se connecter avec leur matériel personnel et qui disposent d’un contrat de plus de 3 mois (envoi à chacun d’une notice explicative avec identifiant et mot de passe unique).
- Organisation de rencontres avec des chefs d’équipe et sur des sites distants (Espaces verts, Centres Techniques, Police, Centres de Loisir...) pour inciter les agents hors réseau à se connecter.
- 3 sessions de permanences d’une demi-journée dès janvier 2022 pour les agents hors réseau ayant des difficultés pour se connecter
- Envoi de 2 newsletters "intranet" par mois sur la messagerie des agents
Résultats
Environ 650 postes connectés au réseau et 190 agents permanents et non permanents connectés depuis leur matériel personnel.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services6
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
- L'évaluation et la démarche qualité sur les usages internes du numérique
- La mise en réseau, le partage de contenus, ou la co-production de services avec d'autres collectivités
- Le recours à des plateformes mutualisées et sécurisées pour les échanges entre administrations
- L'accompagnement du télétravail (incitations, tiers-lieux, exemplarité avec le télétravail de certains agents territoriaux…)
