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Amélioration de l'accueil grâce au partage des calendriers sous Zimbra
statut :réalisée
- prévue
- en cours
- réalisée
Synthèse
Amélioration de l'accueil et de l'information des personnes reçues grâce au partage des calendriers sous Zimbra (Logiciel Libre de travail collaboratif : messagerie, annuaire, fichiers et agendas partagés).
Actions
Les différents chefs de service ont partagé leur calendrier avec l'accueil de la mairie.
De la même façon, l'agenda commun aux élus est accessible par le service d'accueil.
Les équipements (vidéo-projecteurs et pc portables) et les salles municipales ont leur propre calendrier, permettant à chacun de réserver en ligne et d'éviter ainsi les doublons lors des réunions.
Ainsi les personnes assurant l'accueil ont à leur disposition dans le même outil:
- Les agendas des personnes recevant du public (services et élus),
- Les agendas des salles (salle du conseil, salles de réunions, etc..),
- L'agenda des manifestations municipales (disponible en ligne sur le site de la commune au format ical).
Résultats
Ces actions ont permis d'accroître considérablement le niveau d'information détenu par les agents d'accueil. Ils peuvent ainsi renseigner au mieux les personnes s'y présentant pour une réunion ou un rendez-vous avec les élus ou l'administration.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services2
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
