Un logiciel de gestion pour la famille (portail famille)

Magny-les-Hameaux| Action publiée depuis le27/04/2017| Actualisée le25/10/2017| Laurence Guilbot
statut :réalisée
  • prévue
  • en cours
  • réalisée

Synthèse

Depuis le mois d’octobre 2013, la ville de Magny-les-Hameaux a mis à la disposition des familles Magnycoises un accès au portail famille, via le site internet de la commune www.magny-les-hameaux.fr. Pour la gestion de ce portail, la Ville s'est dotée du logiciel Technocarte, un logiciel de gestion des prestations proposées par la Ville à l’ensemble de la population. Pour rappel une famille peut être constitué d’une personne.

Actions

Ce portail famille doit permettre à l’ensemble d’une famille, de 0 à 77 ans (et plus !), de s’inscrire à des activités et de les payer en ligne.
Ce logiciel très complet propose plusieurs modules, Domino qui offre une base de données commune pour la gestion des dossiers enfants, familles et adhérents, Diabolo pour la gestion des structures enfance & jeunesse et Poketo, solution de pointage par tablette qui permet un pointage rapide et sûr, ainsi qu'un accès aux fiches enfants ou l'on peut voir d'un coup d’œil si l'enfant à un PAI, qui est habilité à venir le chercher...
Une partie est consacrée à la gestion du personnel permettant ainsi un gain de temps dans l'élaboration des plannings.
Pour finir, la partie facturation permet de regrouper toutes les activités d'une famille qui dispose ainsi d'une facture unique claire et détaillée.
Le portail famille permet aux familles d'inscrire leur enfant à des activités proposés par un établissement, de réserver des jours d’accueil, d'alerter la structure d’un événement exceptionnel (absence maladie…), de consulter ses factures et ses règlements, d'effectuer un paiement en ligne, d'éditer son attestation fiscale, etc.
Chaque famille a un numéro d’identifiant et un mot de passe unique. Une fois que ce compte famille est créé, le parent peut, 24h/24 et 7j/7 :
• payer toutes les activités (il a le choix dans le mode de paiement : en ligne, par prélèvement, ou en espèces/chèque ou carte bleue),  
• modifier et compléter sa fiche
• inscrire et pré-inscrire aux activités proposées dans les secteurs de la petite enfance, l’enfance, le scolaire, la jeunesse, le sport…

Résultats

612 familles enregistrées au sein du portail famille
+/- 841 factures par mois avec une baisse sensible en juillet et août (aux alentours 200 factures)
• Environ 61 % de paiements par prélèvement automatique
• 13 % de paiement par chèques bancaires
• 7 % de paiement en ligne via le portail famille
• 3 % de paiement en espèces
• 3 % de paiement en carte bancaire au service Régie

Formation des agents (une formation de 3 jours en 2017)

Bénéfices

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Prestataires & Partenaires

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Services15

    • Des outils de communication et de diffusion d'informations (lettre d'informations, flux RSS, SMS, flashcode, applications, réseaux sociaux…)
    • L'accès facilité aux centres de loisirs municipaux, activités périscolaires, vacances (inscription, paiement en ligne)
    • L'actualité des activités sportives et de loisirs publics et privés (en ligne ou application)
    • Le paiement en ligne d'activités de loisirs
    • La confidentialité, le droit d'accès et de modification des données personnelles (la création d'un registre du traitement des données personnelles)
    • L'application stricte du respect de la vie privée dans le cadre des politiques de données ouvertes (opendata) et particulièrement dans le cas d'approvisionnement par la foule (bigdata, objets connectés…) passif et non volontaire
    • Un compte et un suivi personnalisés sur le site de la collectivité (identifiant, mot de passe, France Connect…)
    • Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
    • L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
    • L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
    • L'information numérique sur l'animation et les événements de quartiers
    • L'accès et l'inscription aux services à la personne (personnes maintenues à domicile, soutien handicap…)
    • Des informations et services en ligne sur le périscolaire et la communauté éducative
    • Des informations et des services pratiques en ligne sur la vie scolaire
    • Une communication spécifique sur les applications, services en ligne, accès public (site web, signalétique, bornes) et des événements sur le numérique

    Enjeux

      documents attachés

        actions connexes