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Dématérialisation des flux comptables
Sète Agglopôle Méditerranée| Action publiée depuis le18/07/2017| Actualisée le18/08/2017| Michel Arrouy
statut :réalisée
- prévue
- en cours
- réalisée
Synthèse
La communauté d’agglomération du bassin de Thau (CABT), la ville de Sète et le CCAS de Sète mettent à la disposition des utilisateurs un parapheur électronique et des clés RGS pour signer électroniquement tous types de flux : bons de commande, mandats, PES V2, CHORUS.
Actions
La solution retenue est le PARAPHEUR FAST de DOCAPOST, interfacé avec l’application métier Civil Net Finances commune aux 3 organismes.
La connexion avec l'e-parapheur nécessitant des fichiers certificats au format P12, il a été nécessaire de répertorier pour chaque établissement, ceux qui sont utilisés pour le dépôt et l’envoi des fichiers ainsi que ceux nécessaires à la signature électronique des documents.
Les certificats RGS ont été commandés pour les utilisateurs chez Certinomis.
Le parapheur permettant également de gérer différents circuits de validation (les cinématiques chez DOCAPOST), il a fallu pour chaque établissement définir une cinématique précise (une cinématique étant associée à un workflow).
Désormais, les bons de commande issus de l’application métier CIVIL NET FINANCES suivent un circuit de validation (Workflow) permettant aux signataires de les viser électroniquement en se connectant sur le portail internet du parapheur de DOCAPOST. Une fois signé, le bon de commande retourne dans l’application métier CIVIL où il pourra être envoyé au fournisseur au format PDF.
Lorsque que la prestation est effectuée, le fournisseur peut :
- envoyer sa facture au format papier : elle est alors numérisée puis intégrée dans l’application métier. Toujours à l’aide du parapheur, elle sera visée électroniquement et transmise à la trésorerie publique via le protocole d’échange PESV2 accompagnée des pièces justificatives.
- la déposer sur la plateforme CHORUS ; la récupération automatisée à partir de l’application métier Civil Net Finances a été mise en place au travers des API fournies par CHORUS.
Ce connecteur permet à Civil Net Finances de discuter directement avec CHORUS de manière bidirectionnelle : pour récupérer les factures et alimenter le répertoire du serveur des finances, pour mettre à jour les statuts de la facture.
Sa mise en place a nécessité l’acquisition de certificats Serveur client RGS pour chacun des 3 organismes, commandés chez TBS-INTERNET.
La mise en place de la plateforme CHORUS a également nécessité un ensemble de paramétrages de l’application CIVIL NET FINANCES. Le traitement des factures se déroule au travers de l’exploitation du format pivot délivré par CHORUS.
Ce dernier se présente sous la forme d’un fichier XML à l’intérieur duquel l'on trouve notamment des informations sur :
- le budget de la collectivité,
- le fournisseur,
- les données de la facture : dates, montant, tva, éventuellement les lignes de détail.
- des données permettant de qualifier la facture telles que le numéro de marché, le numéro d’engagement ou de commande, le service destinataire dans la collectivité.
Pour ces trois dernières informations, on peut décider ou non au travers de l’interface de gestion de CHORUS leur saisie obligatoire, ce qui signifie alors que toute facture qui n’en sera pas doté ne pourra pas être enregistrée par le fournisseur sur CHORUS.
Pour autant, ces paramétrages peuvent être revus plus tard pour assouplir ou au contraire durcir le mode de fonctionnement et donc les relations avec les fournisseurs.
Le module PES RETOUR est opérationnel pour les 3 organismes.
Le module PES ASAP (Avis de sommes à payer) le sera également prochainement.
Résultats
- Simplification et accélération des échanges comptables,
- Réduction du nombre d'impressions,
- Délais de paiement raccourcis.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services8
- Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
- La mise en réseau, le partage de contenus, ou la co-production de services avec d'autres collectivités
- Le recours à des plateformes mutualisées et sécurisées pour les échanges entre administrations
- Des partenariats publics/privés pour le numérique local
- L'existence d'un schéma directeur des systèmes d'informations de la collectivité ou du territoire, incluant la collectivité
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
- Des applications spécifiques pour la mobilité (sur smartphones et signalétique numérique, QR codes, panneaux…)
- La formation au numérique des acteurs économiques et des agents territoriaux (nombre de journées)
