Toutefois,  cet outil présente quelques inconvénients :
•    Difficulté pour la transmission et le stockage des documents ;
•    Manque de fluidité dans la transmission des informations ;
•    Surcharge des mails ;
•    Inadéquation du moyen de communication avec le contenu (solution actuelle non adaptée à tous les supports tels que les tablettes et les smartphones) ;
•    Manque de traçabilité avec le format papier (2 bases de données distinctes actuellement nécessitant des manipulations) ;
•    Délai de modification des réservations effectuées jugé trop grand par les familles (48h techniquement incompressible actuellement) ;
•    Solution actuelle nécessitant des synchronisations quotidiennes pouvant rencontrer des problèmes techniques (pas de gestion en temps réel) ;
•    Absence de possibilité pour les paiements en prélèvement automatique pour les familles ;
•    Sécurité et confidentialité des données internes ou provenant des usagers.

L’ensemble de ces problématiques a conduit la commune à réfléchir à une transformation de son service numérique de gestion des accueils périscolaires et extrascolaires et de le moderniser.

Cette démarche passe notamment par la transformation des solutions actuelles vers une solution tout-en-un afin de fluidifier les échanges et dématérialiser les processus de décision, tout en intégrant et développant les compétences des agents en poste. Cela permettra :

•    Un accès facilité et sécurisé au portail par les familles  (connexion à son compte avec son identifiant et mot de passe depuis n’importe quel support : ordinateur, tablette, smartphone, conformité RGPD, accessible 7j/7 et 24h/24).
•    La famille renseigne et modifie les informations personnelles de son compte famille, de ses enfants et transmet les documents nécessaires à la gestion de son compte. La base de données unique et mutualisée permet de ne pas redemander aux familles plusieurs fois les mêmes informations, un allègement de la charge administrative pour les agents, un classement automatique des documents transmis dans les dossiers correspondants.
•    Grace à la base documentaire, la famille télécharge en toute liberté les différents documents mis à sa disposition par la commune (règlements intérieurs, tarifs, menus de la restauration scolaire, programmes d’activités …).
•    La famille gère en toute liberté les inscriptions de ses enfants aux différents accueils et activités.
•    Les agents sont informés en temps réel des inscriptions des familles et les valident. Cette notion de temps réel permettra de réduire les délais de modification des réservations (suppression de la synchronisation quotidienne) à 24h00 contre 48h00 actuellement.
•    Un transfert automatique et un traitement en temps réel des inscriptions ou des annulations dans le planning des présences.
•    La consultation de l’historique des réservations / annulations par chaque famille.
•    La génération, la transmission par voie électronique et la mise à disposition sur le portail des factures pour chaque famille.
•    La consultation de l’historique des factures pour chaque famille, leur paiement en ligne ou par prélèvement automatique mais aussi le téléchargement des attestations fiscales.
•    L’envoi de mailing à chaque famille pour les tenir informé du fonctionnement des structures d’accueil.
•    L’édition de rapports d’activités et de statistiques permettant une meilleure approche du service rendu aux familles, l’aide à la prise de décision, la transmission de données aux partenaires financiers de la commune