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Synthèse
Les agents et élus du Grand Dax et des communes membres disposent d’un Intranet
Fin 2016 un Intranet communautaire a été mis en place pour disposer d’un plateforme d’information et de collaboration accessible à l'ensemble des agents du Grand Dax, de la Ville de Dax, des centres d’action sociale (CIAS et CCAS), des élus communautaires et des secrétaires de mairies des communes membres du Grand Dax. Le but de ce nouvel outil est de permettre à chaque visiteur de trouver des informations sur sa collectivité, mais également sur les autres collectivités composant le Grand Dax. C'est un outil qui permet de partager et de centraliser de l'information utile et pratique pour le travail de chacun au sein de sa collectivité, mais également à titre individuel avec les informations en provenance notamment des services Ressources Humaines et des comités d'œuvres sociales. Il a également été conçu pour favoriser le travail collaboratif en permettant de créer des espaces de projets à caractère transversal.
Fin 2016 un Intranet communautaire a été mis en place pour disposer d’un plateforme d’information et de collaboration accessible à l'ensemble des agents du Grand Dax, de la Ville de Dax, des centres d’action sociale (CIAS et CCAS), des élus communautaires et des secrétaires de mairies des communes membres du Grand Dax. Le but de ce nouvel outil est de permettre à chaque visiteur de trouver des informations sur sa collectivité, mais également sur les autres collectivités composant le Grand Dax. C'est un outil qui permet de partager et de centraliser de l'information utile et pratique pour le travail de chacun au sein de sa collectivité, mais également à titre individuel avec les informations en provenance notamment des services Ressources Humaines et des comités d'œuvres sociales. Il a également été conçu pour favoriser le travail collaboratif en permettant de créer des espaces de projets à caractère transversal.
Actions
Une plateforme technique hébergée par la collectivité a été mise en place à compter de 2016 avec la création d’accès nominatifs pour les agents, les secrétaires de mairies et les élus du Grand Dax.
Différents outils ont été intégrés : des zones d’actualités, un annuaire interne, des agendas partagés, des flux d’information, des bases documentaires, un lanceur d’application métier, des modules d’annonces avec notamment une bourse à l’emploi interne...
L’intranet a par ailleurs été doté d’un moteur de recherche évolué permettant d’indexer, de retrouver et de visualiser toute informations publiées y compris les documents, pour constituer ainsi un véritable outil de GED.
Des espaces dédiés à chaque services et groupes de travail thématiques ont été ouverts, permettant à chacun de publier des informations et de les partager avec l’ensemble des autres utilisateurs de l’intranet ou seulement avec ceux des espaces auxquels il participe.
La base et l’annuaire des utilisateurs est géré de manière centralisée, synchronisée avec l’annuaire des utilisateurs du réseau informatique interne.
Ces actions se sont accompagnées de présentations de ce nouvel outil auprès des différentes directions métier et des secrétaires des différentes mairies. Des sessions de formation des utilisateurs ont été dispensées ainsi que la diffusion d’un support de présentation de l’Intranet (sous forme de « dépliant ») auprès de chaque agents.
Différents outils ont été intégrés : des zones d’actualités, un annuaire interne, des agendas partagés, des flux d’information, des bases documentaires, un lanceur d’application métier, des modules d’annonces avec notamment une bourse à l’emploi interne...
L’intranet a par ailleurs été doté d’un moteur de recherche évolué permettant d’indexer, de retrouver et de visualiser toute informations publiées y compris les documents, pour constituer ainsi un véritable outil de GED.
Des espaces dédiés à chaque services et groupes de travail thématiques ont été ouverts, permettant à chacun de publier des informations et de les partager avec l’ensemble des autres utilisateurs de l’intranet ou seulement avec ceux des espaces auxquels il participe.
La base et l’annuaire des utilisateurs est géré de manière centralisée, synchronisée avec l’annuaire des utilisateurs du réseau informatique interne.
Ces actions se sont accompagnées de présentations de ce nouvel outil auprès des différentes directions métier et des secrétaires des différentes mairies. Des sessions de formation des utilisateurs ont été dispensées ainsi que la diffusion d’un support de présentation de l’Intranet (sous forme de « dépliant ») auprès de chaque agents.
Résultats
L’intranet est aujourd’hui mis à disposition de plus 1100 agents. Il constitue un outil d’information central intégrant différents aspects : diffusion actualités et d’information interne, plateforme de collaboration, gestion électronique de documents, réseau social d’entreprise.
Liens
https://intranet.grand-dax.fr
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services5
- Des services cibles, parcours personnalisés ou sites dédiés par profil d'usagers
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
- La mise en réseau, le partage de contenus, ou la co-production de services avec d'autres collectivités
- Le recours à des plateformes mutualisées et sécurisées pour les échanges entre administrations
