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Synthèse
Depuis 2013, la collectivité dématérialise ses courriers entrant et sortant via une plateforme libre de droit « Maarch Letterbox » accessible par tous les agents administratifs et les élus disposant de droit (un lien internet permet d'accéder à la plateforme par le biais d'identifiants). Le courrier est centralisé auprès de la Direction Générale des Services, pour n'avoir qu'un seul lieu de gestion. Celui-ci est donc numérisé dans ce service pour être ensuite redirigé vers les services qui traiteront les demandes.
Actions
Gestion du courrier entrant
- La gestion du courrier de la collectivité est une mission gérée par le secrétariat du Maire et des Elus qui dépend de la Direction Générale des Services. Tous les courriers adressés à la collectivité sont centralisés au sein de ce service pour enregistrement puis dispatching dans les services compétents.
- L’ensemble des courriers, qu’ils soient sous format papier ou numérique, sont enregistrés sur une plateforme de gestion dématérialisée (les courriers papier sont numérisés grâce à un scanner relié à l’interface de gestion).
- Chaque courrier est ensuite qualifié et indexé sur la plateforme, permettant ainsi un accès rapide à chaque document saisit selon différents critères de recherche (mot-clé, date, expéditeur, typologie de courrier, …).
-Enfin, la solution permet d’adresser chaque courrier au service compétent mais également d’ajouter des destinataires en copie.
- Les services traitants peuvent ensuite : traiter le courrier, clore une demande, ajouter une note, rechercher un courrier, avoir une vision globale des courriers en instance, s’assurer du respect du délai de réponse de l’administration...
Gestion du courrier sortant
- Chaque courrier sortant de la collectivité est préalablement enregistré sur la plateforme de gestion du courrier. Cela permet d’archiver les courriers sortants tout en leur attribuant un numéro de chrono mais également de les lier à un autre courrier déjà enregistré sur la plateforme (entrant ou sortant).
Résultats
Tous les courriers entrants sont enregistrés à 100 % sur l'interface de gestion du courrier, hors publicités, pour ensuite être dirigés vers les services traitant numériquement. 80 % du courrier est numérisé, les 20 % autres partiellement, ils concernent des dossiers volumineux qui ne peuvent être scannés sur la plateforme : plans, dossier d'urbanisme, état civil, etc... Tout le courrier papier est stocké pour archivage auprès de la Direction Générale des Services.
Liens
https://maarchcourrier.com/
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services5
- Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
- Un dispositif pour l'optimisation des flux : économies d'énergies, mobilité durable (transports, smarts grids, "pilotage par la donnée"…)
- Des espaces personnels sécurisés d'archivage et de conservation des données (coffre-fort numérique, carte d'identification et de services professionnels pour les agents…)
- Le recours à des plateformes mutualisées et sécurisées pour les échanges entre administrations
- L'équipement, l'information, la formation aux systèmes et aux logiciels libres
