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DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES et full demat' de la chaine comptable
statut :réalisée
- prévue
- en cours
- réalisée
Synthèse
Depuis 2017, la dématérialisation des factures a été introduite progressivement
dans nos services. Ce projet est le fruit de la collaboration entre la Direction Ressources et Exécution Budgétaire, la Direction Finance et Budget et le Département Numérique Systèmes d’Information et d’Innovation.
Notre Ville pratique la dématérialisation des
documents depuis quinze ans. L’année 2005 a été celle de la création de la plate-forme d’achat public permettant aux entreprises soumissionnaires d’envoyer leurs offres par voie électronique. En 2010, le logiciel Demradel a permis la dématérialisation des délibérations du Conseil Municipal. Le début de l’année 2015 a vu, avec le (PESV2) Protocole d’Echange Standard, la dématérialisation vers le Trésor Public des titres et mandats, et à terme les pièces justificatives associées.
Actions
Une nouvelle a été franchie en janvier 2017 avec l’ouverture du portail de l’État CHORUS PRO qui permettra la modernisation de la chaîne comptable en recevant et traitant les factures des fournisseurs de manière dématérialisée.
De fait, depuis 2012, l’État avait l’obligation
d’accepter les factures dématérialisées émises par ses fournisseurs. Dès le 1er janvier 2017, cette mesure sera généralisée aux collectivités territoriales qui devront accepter à leur tour les factures dématérialisées des 200 plus grandes entreprises qui auront l’obligation de respecter ce nouveau protocole de transmission.
La mise en place de la Full' demat s'est réalisée en plusieurs étapes :
Phasage technique réalisé par la DNSII (avec assistance de l’éditeur GFI)
• Assurer la mise en œuvre du lien entre chorus pro et solution éditique ASTRE de GFI,
• Réaliser la montée de version ASTRE GF et paramétrage,
• Paramétrer le module GECCO pour l’archivage des documents et signature électronique,
• Paramétrage des nouveaux circuits de visa et certification avec ouverture de droit des utilisateurs,
• Assistance formations GECCO dispensées par l’éditeur GFI.
Résultats
Le système mis en place par l’État permet aux
entreprises prestataires de déposer, à l’attention de notre collectivité, leurs factures sur le site Chorus Pro. Un récepteur permettra l’injection des données directement dans le logiciel ASTRE où elles pourront être ensuite consultées et traitées par chaque agent comptable, chef de service ou directeur.
Pour les entreprises qui ne sont pas concernées
par l’obligation et qui transmettront leurs « factures papier », le logiciel Ze DOC permettra de les dématérialiser pour les injecter dans ASTRE.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services9
- Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
- L'accès aux droits et démarches administratives (information juridique, information pratique, services interactifs, médiation numérique…)
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- La co-production de services avec les services déconcentrés de l'Etat
- La mise en réseau des acteurs économiques via des plateformes de services
- La préférence locale pour les achats publics liés au numérique (marchés publics et appels d'offres)
- Une politique de soutien actif de l'économie numérique (incubateur, expérimentations, pépinières, label French Tech…)
- Des outils visuels de découverte du territoire et des acteurs locaux (annuaires géolocalisés, infographies, applications dédiées, jeux, visites virtuelles, flashcodes…)
- Des services en ligne d'accueil des nouveaux arrivants et nouvelles entreprises
