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Synthèse
La Ville d'Istres a fait le choix de l’outil libre Maarch pour la dématérialisation des courriers de la collectivité depuis septembre 2008. Tous les services utilisent ce logiciel qui permet de dématérialiser les courriers entrants et sortants via une plateforme libre de droit « Maarch Letterbox » accessible par tous les agents administratifs disposant de droit (un lien internet permet d'accéder à la plateforme par le biais d'identifiants). Le courrier est centralisé auprès du service du courrier qui numérise tous les courriers et ensuite redirige vers le cabinet du maire, DGS et les différentes DGA.
En 2019, la ville a fait appel à la société EDISSYUM pour la mise à jour de la solution.
Actions
- Tous les courriers déposés le matin auprès de la collectivité sont centralisés et gérés par le service du courrier.
- Les courriers après numérisation grâce à un scanner relié à une interface de gestion dématérialisée et saisie des informations (expéditeur, date, objet, service traitant, etc...) sont transmis vers les services pour traitement et réponse à donner par la suite. Une hiérarchisation du circuit a été mis en place de façon à ce que chaque DGA gère son courrier et le redistribue dans ces différentes directions qui elles font la même chose dans les services.
- Tous les agents des services administratifs ayant des droits ont accès à cette interface sur leur ordinateur, ce qui leur permet de recevoir les courrier arrivés les concernant, de les traiter, effectuer une recherche, suivi, traçabilité ou encore d'enregistrer les courriers sortant de leur service.
Résultats
Meilleure traçabilité du courrier
Accélération du temps de traitement des courriers
Accélération du temps de traitement des courriers
Une
Prise en compte des courriel dans le logiciel pour les courriels qui sont envoyés par les usagers
Prise en compte des courriel dans le logiciel pour les courriels qui sont envoyés par les usagers
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services4
- Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
- L'accès aux droits et démarches administratives (information juridique, information pratique, services interactifs, médiation numérique…)
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- Un dispositif pour l'optimisation des flux : économies d'énergies, mobilité durable (transports, smarts grids, "pilotage par la donnée"…)
