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Synthèse
Souscription à une offre de SAE (Système d’archivage électronique) et sécurité informatique / transversalité.
Création d'une nouvelle arborescence des fichiers communes à toute la collectivité.
Actions
Une réflexion sur le plan de classement (arborescence) et le plan de nommage (uniformisation des noms de documents), a été lancé en 2020.
j• Création d'une nouvelle arborescence informatique en collaboration avec les services. L'objectif était de sortir d'une organisation par nom d'agent et d'arriver à une organisation par thématique. Aujourd"hui, 27 thématiques sont présentes en première page sur le serveur.
. Application de droits d'accès en fonction des dossiers sur les 3 premiers niveaux. Des groupes d'utilisateurs ont été crée afin de faciliter l'évolution des droits au fil des années. Ce fonctionnement renforce le travail en transversalité des services et diminue fortement l'enregistrement de doublons de documents.
. Mise en place d'une charte de nommage afin de permettre de faciliter la recherche de documents. Elle est accessible en ligne sur l'intranet.
• Création d’un nouveau serveur pour y stocker la nouvelle arborescence, les agents seront en charge de faire la bascule de leurs anciens fichiers sur le serveur, en prenant le temps de les renommer. De ce fait, la collectivité pourra débuter sur de nouvelles bases de classement des dossiers, plus simple et compréhensible pour tous.
• Migration des données d’un serveur à l’autre effectué par le service informatique. Le but est de ne conserver sur le nouveau serveur seulement les données « actives » et utiles aux services. Les autres devront faire l’objet d’un archivage électronique. Planning de migration construit en accord avec l’emploi du temps de chaque acteur.
2022: création d'un dossier Y-RESSOURCES COMMUNES afin de faciliter le partage de documents. C'est un endroit d'échange sans droit d'accès, accessible à tous les agents.
Résultats
Respect RGPD
Valeur probante des documents pour archivage
Gain de place des serveurs
Continuité de service
Facilité d’accès et de recherche
Transversalité, fluidité des données
Passerelle vers open data
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services7
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
- L'application stricte du respect de la vie privée dans le cadre des politiques de données ouvertes (opendata) et particulièrement dans le cas d'approvisionnement par la foule (bigdata, objets connectés…) passif et non volontaire
- L'évaluation de la performance publique et des économies d'argent public réalisées grâce au numérique
- L'évaluation et la démarche qualité sur les usages internes du numérique
- Un dispositif pour l'optimisation des flux : économies d'énergies, mobilité durable (transports, smarts grids, "pilotage par la donnée"…)
- Des actions d'éco-conception des services numériques (formation, audit…)
