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Synthèse
Déploiement d'un portail famille pour permettre aux 3500 familles aubagnaises de disposer de services en ligne d'inscription, de facturation, de paiement en ligne grâce à la création d’un compte individuel famille.
Actions
Après la décision prise en 2018 de mettre en place un portail famille, un marché a été passé pour désigner la société qui allait le développer. C'est la société Arpège qui a été choisie.
Dès lors, des échanges constants ont eu lieu entre le chef de projet de la ville d'Aubagne et la société Arpège pour développer le portail en tenant compte du fonctionnement propre et des impératifs du Pôle enfance.
Des formations ont eu lieu pour la prise en main du logiciel métier (Concerto) et préparer la continuité du service en transférant les données du précédent logiciel.
Dès lors, des échanges constants ont eu lieu entre le chef de projet de la ville d'Aubagne et la société Arpège pour développer le portail en tenant compte du fonctionnement propre et des impératifs du Pôle enfance.
Des formations ont eu lieu pour la prise en main du logiciel métier (Concerto) et préparer la continuité du service en transférant les données du précédent logiciel.
La communication vers les familles a été travaillée avec soin pour les accompagner au mieux vers l'utilisation du portail : courrier, articles dans le journal municipal...
Résultats
Le lancement du portail est intervenu en début avec d'abord les paiements des factures de crèches. Ce premier a été concluant et a permis de faire les premiers ajustements au niveau des paramétrages du portail.
Début septembre, les inscriptions à l'Ecole municipale des sports (EMS) se sont globalement bien déroulées et les quelques bugs techniques ont été gérés de manière très réactive par la responsable du portail et les agents du Pôle enfance, en collaboration avec le prestataire.
Début septembre, les inscriptions à l'Ecole municipale des sports (EMS) se sont globalement bien déroulées et les quelques bugs techniques ont été gérés de manière très réactive par la responsable du portail et les agents du Pôle enfance, en collaboration avec le prestataire.
Au mois d'octobre, quelques 200 inscriptions pour les vacances d'automne ont été faites par l'intermédiaire du portail et se sont parfaitement déroulées.
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services5
- Des informations et services en ligne sur le périscolaire et la communauté éducative
- Des informations et des services pratiques en ligne sur la vie scolaire
- Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
- L'accès aux droits et démarches administratives (information juridique, information pratique, services interactifs, médiation numérique…)
- Le paiement en ligne d'activités de loisirs
