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Synthèse
La commune a mis en place début 2018 un portail familles à l’attention de toutes les familles utilisatrices des services péri et extra-scolaires : restauration scolaire, accueil péri-scolaire, étude surveillée, accueil de loisirs.
Désormais, plus de papier, quelques clics et depuis leur connexion internet, via leur ordinateur, leur smartphone ou leur tablette, les familles peuvent, 7 jours sur 7, 24 heures sur 24 :
- Consulter les plannings et activités proposés
- Consulter / gérer en ligne les inscriptions / désinscriptions de leurs enfants aux activités péri et extra-scolaires
- Suivre en temps réel leurs demandes
- Consulter / modifier leurs coordonnées personnelles
- Consulter leurs factures, payer en ligne, obtenir un justificatif de paiement
- Transmettre des documents (quotient familial, carnet de vaccination, assurance scolaire, justificatif d’absence, …)
- Consulter les tarifs qui leur sont applicables en fonction de leur Quotient Familial
- Gérer les autorisations (personnes habilitées à venir chercher les enfants, possibilité pour l’enfant de rentrer seul à la maison , droit à l’image,…)
- Communiquer avec le service Education, Enfance, Jeunesse de la mairie via une messagerie intégrée
- Recevoir des alertes (demande de mise à jour d’un dossier, demande de justificatif, …)
- Consulter des documents tels que le Projet Educatif de Territoire / Plan Mercredi, le livret d’accueil, les comptes-rendus des comités de pilotage des rythmes de l’enfant, les comptes-rendus des conseils d’écoles, les projets pédagogiques, ….
Pour la Commune, le portail familles est un outil de gestion et de communication qui permet de :
- gérer les effectifs présents dans les différentes activités
- réaliser la facturation auprès des familles
- transmettre des informations et des documents utiles aux familles
- faire des mailings ciblés en fonction des familles concernées
- partager les informations utiles relatives aux familles et aux enfants avec les directions d’école
En 2021, la commune a décidé d’étendre le portail familles à la boîte anim’ : accueil de loisirs des 11-17 ans.
En 2023, le portail familles est passé à la V2 du logiciel, avec pour principales évolutions :
- une ergonomie adaptée aux smartphones pour la gestion et la consultation
- la possibilité d'inscrire ou de désinscrire l'ensemble d'une fratrie en une seule fois au lieu d'enfant par enfant précédemment
Actions
- Concertation avec les familles, les services et les équipes éducatives pour prendre en compte l’ensemble des demandes et des besoins afin de mettre en place un outil numérique, moderne, rapide, évolutif facilitant les démarches et la gestion au quotidien
- Sélection du prestataire répondant le mieux au cahier des charges établi
- Paramétrage et phase de test
- Accompagnement et formations des agents,
- Information individuelle aux familles et mise en ligne d'un guide d'utilisation
- Création et transmission aux familles d’un accès individuel et sécurisé avec identifiant et mot de passe
- Ouverture généralisée du portail familles début février 2018
- Accompagnement continu des familles par le service Education, Enfance, Jeunesse (nouvelles familles, mise à jour des informations, hotline, démonstrations, recensement des nouvelles demandes, …)
- Evolutions du portail (nouvelles fonctionnalités, nouveaux besoins, …)
Résultats
En 2022, sur les 694 familles utilisant les services péri et extrascolaires (soit 694 enfants répartis sur les 3 écoles), 516 soit 74% utilisent le portail familles.
En 2023, sur les 434 familles utilisant les services péri et extrascolaires (soit 611 enfants répartis sur les 3 écoles), 398 soit 92% utilisent le portail familles.
En 2024, sur les 420 familles utilisant les services péri et extrascolaires (soit 599 enfants répartis sur les 3 écoles), 377 soit 90% utilisent le portail familles.
Suite à une enquête de satisfaction réalisée en 2024, les utilisateurs apprécient dans l'ordre suivant :
- les fonctionnalités proposées
- la rapidité de l'outil
- la facilité de navigation
93% des utilisateurs se déclarent satisfaits de l'outil.
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services11
- Des échanges interactifs sur les espaces et sites de loisirs (carte des lieux, horaires, avis, photos/vidéos…)
- Des outils de communication et de diffusion d'informations (lettre d'informations, flux RSS, SMS, flashcode, applications, réseaux sociaux…)
- L'accès facilité aux centres de loisirs municipaux, activités périscolaires, vacances (inscription, paiement en ligne)
- L'actualité des activités sportives et de loisirs publics et privés (en ligne ou application)
- Le paiement en ligne d'activités de loisirs
- Des informations et services en ligne sur le périscolaire et la communauté éducative
- Des informations et des services pratiques en ligne sur la vie scolaire
- Des applications spécifiques pour la mobilité (sur smartphones et signalétique numérique, QR codes, panneaux…)
- Une version du site internet de la ville adaptée aux terminaux mobiles
- Un site internet et des applications mobiles adaptés à tous les supports (design adapté à tous les formats)
- La formation au numérique des acteurs économiques et des agents territoriaux (nombre de journées)
