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Dématérialisation des fiches de paie
CA du Centre Littoral| Action publiée depuis le24/10/2019| Actualisée le28/10/2021| Ney Renau-Ferrer
statut :réalisée
- prévue
- en cours
- réalisée
Synthèse
Comme suite à la dématérialisation de certains processus, la CACL met en place la dématérialisation des bulletins de salaire pour les agents qui le souhaitent.
Le bulletin de paie électronique (BPE) est défini par la loi n°2009-526 du 12 mai 2009. Il nécessite un système d’échange documentaire sécurisé afin de garantir l’intégrité des don-nées. Les documents doivent pouvoir être conservés par le salarié sans avoir à payer pour ce service. Le BPE a la même valeur juridique qu'un bulletin de salaire papier.
Le bulletin de paie électronique (BPE) est défini par la loi n°2009-526 du 12 mai 2009. Il nécessite un système d’échange documentaire sécurisé afin de garantir l’intégrité des don-nées. Les documents doivent pouvoir être conservés par le salarié sans avoir à payer pour ce service. Le BPE a la même valeur juridique qu'un bulletin de salaire papier.
Actions
La CACL a opté pour le Coffre-Fort Electronique (CFE) universel DIGIPOSTE qui permet de stocker de façon sécurisée les documents certifiés, les documents personnels, les factures et relevés. Il existe déjà plus de 300 organismes connectés à ce CFE (EDF, impots.gouv.fr, Orange, La Banque Postale, Air France, Pôle Emploi, Canal+,Pajemploi, BNP Paribas, …).
Résultats
La CACL s’engage, pour la mise en place de ce projet, à :
• Informer le salarié, un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé ou au moment de l'embauche, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie électronique.
• Conserver un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant 5 ans.
• Garantir la disponibilité des documents dématérialisés pendant une durée de 50 ans (ou jusqu’aux 75 ans du travailleur).
• Archiver les bulletins de paie sous forme électronique dans un coffre-fort électronique (CFE) compatible avec le CPA afin de garantir l'accessibilité des bulletins de paie dématérialisés par le biais de ce service en ligne.
• Informer le salarié, un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé ou au moment de l'embauche, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie électronique.
• Conserver un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant 5 ans.
• Garantir la disponibilité des documents dématérialisés pendant une durée de 50 ans (ou jusqu’aux 75 ans du travailleur).
• Archiver les bulletins de paie sous forme électronique dans un coffre-fort électronique (CFE) compatible avec le CPA afin de garantir l'accessibilité des bulletins de paie dématérialisés par le biais de ce service en ligne.
• Continuer à envoyer par voie postale ou remettre en main propre le BP au salarié ne souhaitant pas recevoir leurs fiches de paie par voie électronique, au plus tard 3 mois suivant la notification du salarié.
Actuellement près de 50% des agents ont opté pour la dématérialisation de leur fiches de paie. Avec la mise en place de la signature par OTP (One Time Password), i est prévu de déposer également tous les contrats de travail ou avenants directement dans les coffres-forts des agents qui possèdent un coffre-fort numérique.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services6
- L'accès aux droits et démarches administratives (information juridique, information pratique, services interactifs, médiation numérique…)
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
- Des actions de sensibilisation aux questions de sécurité sur internet (identité numérique du citoyen, désinformation, cyber-sécurité…)
- Des espaces personnels sécurisés d'archivage et de conservation des données (coffre-fort numérique, carte d'identification et de services professionnels pour les agents…)
- La confidentialité, le droit d'accès et de modification des données personnelles (création et actualisation du registre des activités de traitement...)
