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Dématérialisation de la création des délibérations du Conseil Municipal
statut :réalisée
- prévue
- en cours
- réalisée
Synthèse
Le cycle de vie d'une délibération est un processus complexe s'étalant de la rédaction du rapport jusqu'à son dépôt au contrôle de légalité après avoir été votée en conseil municipal. Le travail préparatoire nécessaire à la construction de cet acte règlementaire comporte de nombreuses étapes qui mobilisent ressources humaines et matérielles. C'est pourquoi la Ville d'Agen a décidé d'unifier et de dématérialiser l'ensemble de ce processus en s'appuyant sur un outil numérique accessible via un navigateur Internet.
Actions
L'outil mis en place permet à un agent de créer un dossier numérique et de lancer diverses actions collaboratives autour de ce dossier.
Ainsi, dans le cadre d'un projet de délibération (rapport), une "trame commune" est accessible et peut être directement remplie pour être soumise ensuite à un circuit de validation défini en fonction de la nature du projet et des intervenants.
Cette trame de saisie comporte des "éléments clefs" comme un thème, un résumé, le nom de l'élu responsable, le choix de la date de la séance du conseil municipal... et donne accès à un modèle de rapport éditable en ligne.
Une fois le projet de rapport établi, un outil de « workflow » permet de lancer un circuit de validation. Ce dernier peut être édité pour y ajouter des collaborateurs et préciser ainsi les étapes de validation (N+1, N+2...).
Un tableau de bord individuel permet de suivre toute l'avancée de la procédure et l'évolution du statut du document proposé sous forme d'un visa "positif" ou "négatif" accompagné de commentaires.
A noter qu'il est possible d'anticiper une absence (congés par exemple) pour ne pas « bloquer » les visas demandés et de définir un "délégataire" pour être remplacé dans le processus de workflow.
Quand l'ultime version du rapport est validée par les collaborateurs du projet, ce dernier est ensuite envoyé au service "consolidateur" Juridique-Assemblées pour un dernier visa.
L'outil est conçu comme un "bureau numérique" à emporter avec soi. Il est possible de viser et signer les documents de n'importe où puisque le logiciel est utilisable sur smartphone et tablette.
Résultats
- Unification des documents et des procédures
- Accélération des processus de validation
- Réponse aux besoins liés à la mobilité et au télétravail
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services7
- Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
- L'évaluation de la performance publique et des économies d'argent public réalisées grâce au numérique
- L'évaluation et la démarche qualité sur les usages internes du numérique
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
- Le calcul de l'empreinte écologique du numérique, la mise en place d'indicateurs et d'objectifs
- L'outillage du conseil municipal pour la préparation, la décision et le suivi de la politique publique (consultation des habitants en ligne avant délibération, retransmission des conseils municipaux en direct, permanence en ligne…)
