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Synthèse
La Ville met à disposition des agents un site extranet qui regroupe toutes les informations internes de la collectivité.
Actions
Le site Intranet était jusqu’alors une page unique, disponible via un navigateur web. Elle permettait de retrouver uniquement des liens vers des outils numériques de la Ville (congés, ticket informatique…) et vers des sites externes (CNFPT, ComCom…). Un manque se faisait ressentir quant à la possibilité de retrouver en un seul clic plusieurs services numériques, dédiés aux agents. Par exemple, la possibilité de retrouver des informations internes directement depuis chez soi, de consulter des notes RH, de découvrir les projets d’autres services…
Le développement d’un Extranet disponible depuis l’extérieur dédié aux agents de la Ville de Crolles s’intègre dans une stratégie globale de refonte de la communication interne de la commune. Cette stratégie tend à renforcer la fréquence de diffusion de l’information interne émise par les pôles Communication et Ressources humaines. La direction souhaite également favoriser l’accès aux services professionnels proposés aux agents et développer la transversalité, la convergence du travail de chacun vers des objectifs administratifs connus de tous.
Complémentaire aux outils print existants et à venir, l’outil Extranet répond à de nombreux besoins exprimés par un échantillon représentatif d’agents de grades et de services différents, réunis à deux reprises lors d'un atelier de travail. Il vise à décloisonner les services, à valoriser le travail des agents et à fédérer autour du projet d’administration. Il a l’avantage d’être mis à jour rapidement et de proposer une actualité en temps réel. Les agents peuvent se connecter avec leur mail et mot de passe habituels depuis chez eux.
Voici les principales fonctionnalités :
- Tableau de bord : il reprend plusieurs modules d’accès rapides à l’information, comme par exemple les dernières actualités, une barre de recherche (agents, pages, procédures), des liens vers les outils internes et sites externes, les dernières revues de presse et procédures publiées, l’éphéméride, la météo, la qualité de l’air…
- Actualités : une rubrique dédiée aux actualités internes rédigées par le pôle Communication.
- Répertoire : une liste détaillée des agents de la Ville avec moteur de recherche avancée (mail, téléphone, services, pôles).
- Procédures : la source principale d’informations et de procédures sur le fonctionnement de la mairie, sous forme de page Wiki thématiques (infos RH, informatique, administration, santé, transports, formations, réservations de salles/véhicules).
- Revues de presse : la mise à disposition quotidienne des revues de presse par le pôle Documentation.
- Organisation : la présentation des directions, pôles et services, ainsi que la mise à disposition de l’organigramme en téléchargement.
- COS : page dédiée au COS et à son actualité. Tableau des commerçants partenaires en téléchargement, comment adhérer, présentation de l’équipe, des sorties… Cette page est amenée à disparaître le jour où le COS possédera son propre site.
- Documents : explorateur de fichiers, en lien avec la rubrique Procédures, qui recense toutes les annexes téléchargeables (PDF, Word, etc.).
D’une manière générale, l’Extranet sert à l’information, la présentation des différentes missions des services et à mettre à disposition des documents utiles au fonctionnement général de tous les services.
Résultats
Un outil de communication interne indispensable qui manquait à la collectivité et qui permet de centraliser une bonne partie des informations dont chaque agent aura besoin une ou plusieurs fois par mois.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services3
- L'animation d'un intranet, extranet ou SIG pour la collaboration entre les services (API métiers…)
- Un site internet et des applications mobiles adaptés à tous les supports (design adapté à tous les formats)
- L'hébergement de sites, blogs ou pages personnelles par la collectivité
