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Synthèse
Dans le souci d'optimiser le fonctionnement des services techniques et logistiques du patrimoine de la collectivité (gestion des activités et des ressources) au titre de son engagement d’amélioration en continu des services et d’une démarche qualité, la collectivité a choisi de piloter toute la chaine de fonctionnement des services techniques : les formulaires jadis sous format pdf et transmis par mail sont remplacés par la plateforme ATAL permettant d’accroitre la rapidité de traitement, prioriser et faciliter la répartition des tâches.
L’outil doit permettre un suivi rigoureux et exhaustif des demandes et, outre la facilitation de gestion, engendre des économies non négligeables d’impression des bons.
L’outil doit permettre un suivi rigoureux et exhaustif des demandes et, outre la facilitation de gestion, engendre des économies non négligeables d’impression des bons.
Actions
Mise en place du logiciel ATAL en Mairie et aux services techniques ( ateliers) pour :
- un suivi des bâtiments communaux
- le suivi de consommation des fluides
- la gestion du parc véhicules et garage
- dans un futur proche, la gestion des articles du magasin communal.
Les agents suivent une formation interne pour s’aguerrir au traitement via ATAL et seront dotés de tablettes ou smartphones embarqués pour suivre et valider dès les tâches clôturées.
- un suivi des bâtiments communaux
- le suivi de consommation des fluides
- la gestion du parc véhicules et garage
- dans un futur proche, la gestion des articles du magasin communal.
Les agents suivent une formation interne pour s’aguerrir au traitement via ATAL et seront dotés de tablettes ou smartphones embarqués pour suivre et valider dès les tâches clôturées.
Résultats
Cette interface unique permet une gestion précise des demandes, une planification sereine et un suivi avec une traçabilité facilement accessible mais surtout :
- Un gain de temps pour les agents en charge de la saisie et suivi des demandes.
- Une optimisation du patrimoine communal : les interventions sont ainsi calibrées et anticipées avec le recul d’exploitation.
La gestion des demandes permet une progressivité de la prise en compte au traitement effectif ou différé, facilitant la priorisation et la gestion des personnels mis à disposition.
Les interventions ainsi menées la réactivité face aux demandes des usagers.
- Un gain de temps pour les agents en charge de la saisie et suivi des demandes.
- Une optimisation du patrimoine communal : les interventions sont ainsi calibrées et anticipées avec le recul d’exploitation.
La gestion des demandes permet une progressivité de la prise en compte au traitement effectif ou différé, facilitant la priorisation et la gestion des personnels mis à disposition.
Les interventions ainsi menées la réactivité face aux demandes des usagers.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services10
- L'accompagnement des agents aux usages du numérique et le développement de nouveaux métiers
- L'évaluation et la démarche qualité sur les usages internes du numérique
- L'existence d'un schéma directeur des systèmes d'informations de la collectivité ou du territoire, incluant la collectivité
- Des outils de communication et de diffusion d'informations (lettre d'informations, flux RSS, SMS, flashcode, applications, réseaux sociaux…)
- Un dispositif pour l'optimisation des flux : économies d'énergies, mobilité durable (transports, smarts grids, "pilotage par la donnée"…)
- Le calcul de l'empreinte écologique du numérique, la mise en place d'indicateurs et d'objectifs
- L'implication des services dans la coproduction des contenus et des projets (référents numériques dans les services, dont déconcentrés)
- Une relation (alerte, requêtes…) avec les services urbains de proximité (eau, déchets, voirie…)
- La mise en réseau, le partage de contenus, ou la co-production de services avec d'autres collectivités
- Le recours à des plateformes mutualisées et sécurisées pour les échanges entre administrations
