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Faciliter l'accès des agents municipaux aux services RH : Le portail des agents sur le site intranet de la Ville
statut :réalisée
- prévue
- en cours
- réalisée
Synthèse
Les services de la ville comptent 2200 agentes et agents. Outil de communication et d'échange, la Ville dispose d’un intranet (le « WIP ») à destination des agents, avec une rubrique "actu", et des ressources internes, et la possibilité d'y réaliser des démarches internes (faire une demande de moyen informatique, de reprographie etc.).
Cet intranet a servi de support à la dématérialisation de plusieurs démarches RH et la mise en place d'un "portail agent en ligne". Il est possible désormais d’adresser de façon dématérialisée certaines demandes qui passaient jusqu’alors par un mail à sa hiérarchie ou au chargé de carrière de l'agent, ou par le courrier interne.
Actions
Le portail agents a été expérimenté de manière pilote auprès de plusieurs directions de septembre 2021 à février 2022. Le lancement officiel du portail agent a eu lieu fin février 2022.
Les deux circuits pour réaliser ses démarches RH via mail et formulaires en ligne sont maintenus de manière parallèle pendant plusieurs mois, afin de permettre à l'ensemble des agents de s'approprier progressivement les nouvelles démarches en ligne.
Ceci a pour objectif de simplifier les demandes des agents, mais également leur prise en compte par l'encadrant et leur traitement par les chargés de carrière RH. Il s'accompagne d'un travail d'intégration numérique des agents dont certains, de par leur fonction, n'ont pas facilement accès aux outils numériques de la Ville.
Ce portail agent est une première étape de la modernisation des démarches RH qui se poursuit avec un travail en cours d'évolution du SIRH permettant la dématérialisation des demandes de congés, des entretiens professionnels et des demandes de formation par exemple, ou la mise en place à terme d'un coffre-fort numérique pour les agents.
Résultats
Démarches liées à la carrière (280 demandes depuis mars 2022) :
• Changement de RIB
• Changement de coordonnées (adresse postale, e-mail personnel, mobile)
• Changement de domicile
• Changement de situation familiale
• Demande d'attestation (travail, pôle emploi)
• Demande de duplicata de fiche de paie
• Demande de prestations d’action sociale individuelles (bons vacances)
• Déclarer un enfant
• Remboursement des frais de mutuelle
• Remboursement des frais de transport (domicile-travail)
Démarches liées à des évènements :
- être secrétaire ou coordinateur de bureau de vote, (244 formulaires entre novembre 2021 et mai 2022)
- déclaration d’intention de grève,
- inscription à la formation aux gestes qui sauvent en octobre 22 (342 formulaires)
• Changement de RIB
• Changement de coordonnées (adresse postale, e-mail personnel, mobile)
• Changement de domicile
• Changement de situation familiale
• Demande d'attestation (travail, pôle emploi)
• Demande de duplicata de fiche de paie
• Demande de prestations d’action sociale individuelles (bons vacances)
• Déclarer un enfant
• Remboursement des frais de mutuelle
• Remboursement des frais de transport (domicile-travail)
Démarches liées à des évènements :
- être secrétaire ou coordinateur de bureau de vote, (244 formulaires entre novembre 2021 et mai 2022)
- déclaration d’intention de grève,
- inscription à la formation aux gestes qui sauvent en octobre 22 (342 formulaires)
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services1
- L'accès aux droits et démarches administratives (information juridique, information pratique, services interactifs, médiation numérique…)
