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Synthèse
La collectivité est en train de mettre en place un portail intranet à destination des agents et des élus.
Le but de cet Intranet ?
Améliorer la circulation et le partage d’informations entre le personnel et les élus mais également proposer de nouveaux services numériques à destination des administrés
L’Intranet au carrefour des processus :
L’Intranet qui est en train d'être développé a pour objectif d'être le carrefour privilégié de l’efficience au service des individus :
– Un outil d’optimisation et d’accélération de la communication,
– Un outil d’amélioration de la productivité et de l’organisation,
– Un outil de travail quotidien au service de la collectivité
– Un outil de partage d’informations
– Un outil d’optimisation des flux
– Un outil de ‘facilitation’ des échanges
Actions
Les fonctionnalités sur lesquelles nous avons mis l'accent, en fonction de l'organisation de la collectivité :
– la centralisation de tous les outils bureautique (Word, Excel, Outlook, Teams,….)
– des outils de gestion de la connaissance (veille –retour d’expérience – indicateurs – profils …)
– la centralisation des applications métiers
– des outils d’optimisation (gestion de projet – gestion des processus – contacts – annuaire….)
Par ce nouvel outil, la collectivité souhaite également mettre en place :
- Une nouvelle gestion des courriers entrants/sortants (la nôtre étant obsolète, achetée en 1998)
- Un parapheur électronique permettant d’avoir une signature numérique à valeur probante accessible de n’importe quel endroit
Et pour les services recevant du public, mettre en place un système de réservation de rendez-vous accessible aux administrés (type Doctolib) avec rappels SMS.
Résultats
Pour le personnel :
- Chaque utilisateur retrouvera l’ensemble de ses outils de travail quotidien rassemblés à un seul endroit (efficacité)
- Communication interne centralisée (Actualité, notifications en temps réel…)
- Recherche facilitée avec un moteur de recherche intégré sur l’ensemble des données de la collectivité
- Partage de ressources (documents, matériels, salles…) facilité grâce à un annuaire unique et à l’utilisation de processus de validation
- Gestion des agendas partagés plus intuitive
Pour les élus :
- Rassembler la communication à un seul endroit (Outlook, Teams, espace de travail collaboratif…..)
- Mise en place d’un parapheur électronique avec signature électronique à valeur probante. Cela permet de visualiser et signer des documents de n’importe où voire même d’un smartphone
Pour les administrés :
- Possibilité de prendre des rendez-vous directement et à n’importe quel moment avec les services avec rappel 2 SMS du RDV 48h avant et 24h avant (type de fonctionnement Doctolib)
- Dans l’avenir possibilité de réserver des salles directement avec validation du service gestionnaire.
Liens
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services6
- Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
- L'accès aux droits et démarches administratives (information juridique, information pratique, services interactifs, médiation numérique…)
- Des outils de communication et de diffusion d'informations (lettre d'informations, flux RSS, SMS, flashcode, applications, réseaux sociaux…)
- Des espaces numériques de travail pour les entreprises et travailleurs indépendants
- Des services télécom adaptés aux besoins des entreprises
- L'équipement, l'information, la formation aux systèmes et aux logiciels libres
