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Synthèse
Depuis plusieurs années, la Ville travaille sur la dématérialisation et la simplification de ces procédures administratives notamment dans le secteur scolaire.
Ainsi la Ville propose un “espace famille" , un outils simple et pratique pour les familles pour inscrire les enfants aux services périscolaires, faire ou modifier des réservations.
Si le logiciel a permis plus de souplesse aux parents, c'est également un gain de temps pour la gestion au quotidien.
Si le logiciel a permis plus de souplesse aux parents, c'est également un gain de temps pour la gestion au quotidien.
Actions
- création d'un compte famille à chaque inscription, un code par parent
- équipement de tablettes pour les agents dans les écoles
- réalisation d'un mode d'emploi à destination des familles
- campagne de communication sur l'outils
- dématérialisation des inscriptions aux services périscolaires (accueil et restauration)
- dématérialisation des réservations : ajout / modification / annulation
- possibilité d'envoi de mail groupé par structure (notamment pour l'envoi des plannings d'activités, les annonces de préavis de grève...)
- En 2024, une série de "tutos vidéo" (hébergés sur youtube et partagés sur l'espace famille permet aux utilisateurs de se familiariser facilement à cet espace du site internet de la commune.
Résultats
Pour les agents :
- un outils simplifié pour la gestion au quotidien permettant un suivi en temps réel sur tablette notamment mais aussi des mailings beaucoup plus faciles
Pour les les familles :
- l'inscription en ligne aux services d'accueil périscolaire et restauration scolaire
- la réservation ou annulation de réservation en masse (jusqu'à présent cela n'était possible qu'à l'unité donc compliqué pour des familles souhaitant ajouter ou supprimer une réservation sur une période donnée)
- la consultation des factures en ligne
- l'actualisation des données personnelles
- la transmission de documents via l'espace famille
Bénéfices
Recommandations
Outils
Prestataires & Partenaires
Services11
- Des espaces personnels sécurisés d'archivage et de conservation des données (coffre-fort numérique, carte d'identification et de services professionnels pour les agents…)
- La confidentialité, le droit d'accès et de modification des données personnelles (création et actualisation du registre des activités de traitement...)
- Un compte et un suivi personnalisés sur le site de la collectivité (identifiant, mot de passe, France Connect…)
- Des services cibles, parcours personnalisés ou sites dédiés par profil d'usagers
- Des transactions dématérialisées (carte de vie quotidienne, compte famille, paiement numérique, monnaie complémentaire…)
- Des outils de communication et de diffusion d'informations (lettre d'informations, flux RSS, SMS, flashcode, applications, réseaux sociaux…)
- L'accès facilité aux centres de loisirs municipaux, activités périscolaires, vacances (inscription, paiement en ligne)
- Le paiement en ligne d'activités de loisirs
- Des informations et services en ligne sur le périscolaire et la communauté éducative
- Des informations et des services pratiques en ligne sur la vie scolaire
- Un site internet et des applications mobiles adaptés à tous les supports (design adapté à tous les formats)
